Email Hosting là gì? Cách sử dụng dịch vụ Email Hosting hiệu quả
Xem nhanh
Email Hosting đang trở thành dịch vụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Thông qua bài viết của FPT Cloud, bạn chắc chắn sẽ hiểu được tính ứng dụng phổ biến của nó đến từ đâu.
Nếu bạn đã biết Email Hosting là gì, cũng không nên bỏ qua những kiến thức chia sẻ dưới đây. Bởi lẽ, phần trọng tâm nhất, đang chờ khám phá chính là hướng dẫn cách khai thác hiệu quả.
Đây là dịch vụ Email vận hành trên hệ thống Hosting có tên miền riêng biệt. So với hình thức thư điện tử thông thường, phương thức này sở hữu ưu điểm vượt trội:
Những ai là nhân viên văn phòng hoặc thường nhận được quảng cáo đã quen thuộc với kiểu Email này. Địa chỉ tuân theo cấu trúc rất rõ ràng như sau: [email protected]
Chỉ cần nhìn sơ qua, bạn cũng biết được người gửi có sử dụng dịch vụ Email Hosting không. Vì đã đăng ký chính thức, doanh nghiệp giảm thiểu tối đa tình trạng thư bị rơi vào hộp spam. Kéo theo đó là tỷ lệ mở, đọc và tiếp cận đối tác hoặc khách hàng cao hơn nhiều.
Từ khái niệm Mail Hosting, bạn đã phần nào hình dung khái quát những lợi ích đem lại với Marketing. Tuy nhiên, vai trò của dịch vụ này chưa dừng lại ở đó. Ưu điểm bao gồm:
Dịch vụ Email đem tới rất nhiều lợi thế cho doanh nghiệp dù ở bất kỳ quy mô nào. Để vận hành trơn tru hơn, bạn nên nghĩ tới việc sử dụng ngay từ bây giờ.
>>> Có thể bạn quan tâm: Elementor là gì? Hướng dẫn cài đặt & sử dụng Elementor Plugin
Ngoài dịch vụ Email, Web Hosting cũng là thuật ngữ liên quan đến khía cạnh truyền thông trong kinh doanh. Trước đây, hai loại này được tích hợp trên cùng một máy chủ. Ở thời điểm hiện tại, các Hosting đã tách ra.
Tuy tên gọi có điểm tương đồng nhưng định nghĩa cũng như công dụng hoàn toàn khác nhau. Cụ thể như sau:
✅Web Hosting | ✅Email Hosting |
Đóng vai trò là nơi lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến trang web doanh nghiệp, bao gồm:Tư liệu.Hình ảnh.Hoạt động trao đổi, giao dịch giữa đơn vị với khách hàng thông qua đường truyền Internet. | Hệ thống lưu trữ thư điện tử giữa doanh nghiệp và khách hàng hoặc trao đổi trong nội bộ.Email Hosting bảo mật tốt, thể hiện quyền sở hữu và đặc trưng thương hiệu thông qua tên miền trên địa chỉ. |
Một dịch vụ Email chuyên nghiệp, hiệu quả cần đảm bảo những yếu tố nhất định. Đó cũng có thể được xem là tiêu chí để bạn đánh giá chất lượng nhà cung cấp. Cụ thể từng khía cạnh sẽ phân tích ngay sau đây.
Điều đầu tiên cần quan tâm khi nói đến Email Hosting là khả năng lưu trữ trực tuyến. Qua đó, bạn được cung cấp hồ sơ về tất cả các giao dịch kinh doanh và trao đổi thông tin.
Một số dịch vụ cung cấp bản sao lưu giữ từ 5 – 10 năm. Bạn có thể truy cập trực tiếp qua cổng đăng nhập và tìm thấy bất cứ lúc nào.
Hầu hết doanh nghiệp đang phát triển đều cần khả năng tạo hộp thư nhanh chóng. Hãy đảm bảo rằng máy chủ lưu trữ Email cung cấp tất cả hộp Inbox để hỗ trợ cho hoạt động nào đó.
Thông thường, mọi người sử dụng hộp thư riêng biệt để phân loại Email dựa trên chức năng. Chẳng hạn như sau:
Tùy vào lĩnh vực hoạt động, đặc thù công việc cũng như nhu cầu sẽ có nhiều hòm thư khác nhau. Nhờ thế, bạn kiểm soát dòng thông tin đến và đi dễ dàng hơn.
Bạn có thể sử dụng đồng thời dịch vụ lưu trữ web và Email Hosting. Các gói chung giúp tiết kiệm chi phí và nhận được nhiều ưu đãi.
Bên cạnh đó, việc quản lý tổng thể hệ thống trở nên logic hơn. Tuy vậy, không nên chỉ tập trung vào đặc điểm này khi chọn nhà cung cấp. Bạn nên hợp tác với nơi uy tín để tránh tình trạng thường xuyên bị lỗi hoặc quá tải, ngưng trệ.
Đây là tiêu chí rất quan trọng khi đưa ra quyết định chọn dịch vụ từ đối tác nào. Nhiều người không tính toán trước dẫn đến dung lượng sử dụng không đủ để đáp ứng nhu cầu hàng ngày.
Bạn cân nhắc dựa trên số lượng Email trung bình xử lý mỗi ngày, tệp đính kèm có lớn không. Đó là cơ sở để đảm bảo quá trình làm việc không bị ngắt quãng. Tình trạng lãng phí ngân sách cũng hạn chế hơn rất nhiều.
Việc xác định số lượng Email hay dung lượng lưu trữ chỉ mang tính chất tương đối. Chắc chắn sẽ có sự thay đổi khi quy mô doanh nghiệp, khối lượng công việc tăng lên. Vì thế, bạn phải cân nhắc đến khả năng mở rộng từ nhà cung cấp có dễ dàng không.
Nếu chưa thể đáp ứng được tiêu chí này rất khó để hợp tác dài lâu. Việc chuyển sang đơn vị cho thuê khác cũng tương đối phức tạp, mất nhiều thời gian.
>>> Có thể bạn quan tâm: Edge Computing là gì? Tìm hiểu mô hình điện toán biên từ A-Z
Sau khi đã thỏa mãn những yêu cầu ở trên, bạn chính thức đi vào khai thác. Vậy làm thế nào để tối ưu, tận dụng triệt để mọi tính năng? Bạn sẽ biết các yếu tố đó thông qua phần dưới đây.
Như đã nói, những nhân tố nêu ra ở trên giúp bạn tìm thấy nhà cung cấp phù hợp. Bên cạnh mặt kỹ thuật cũng cần lưu tâm đến một số đặc điểm sau:
Nhờ cung cấp dịch vụ chính là yếu tố đầu tiên và cũng quan trọng nhất. Chọn đúng nơi sẽ giúp bạn khai thác triệt để, không lãng phí chi phí đầu tư.
Tên Email chính là ấn tượng đầu tiên bạn trao cho người nhận. Vì thế, để tăng hiệu quả cần tối ưu bước này hết sức có thể với tiêu chí dưới đây.
✅Tiêu chí | Giải thích |
✅Ngắn gọn – ý nghĩa | – Email Hosting cho phép người dùng đặt tên miền đặc trưng cho thương hiệu của mình.- Nếu tên doanh nghiệp quá dài, hãy tìm cách viết tắt.- Vẫn đảm bảo khả năng nhận diện và tránh trùng lặp với tên của một tổ chức nào khác. |
✅Đặt theo hệ thống nhóm, phòng ban | – Việc này để tránh gây nhầm lẫn khi mỗi người tương tác với nhiều Email nội bộ.- Email của từng nhân viên phải đặt theo quy chuẩn đã thống nhất trước. |
✅Tránh đặt tên có yếu tố nhạy cảm | – Sử dụng ngôn từ dễ hiểu, chính thống.- Không nên chèn các từ gây hiểu nhầm ý nghĩa hoặc tác động xấu đến thương hiệu. |
Như đã biết, sử dụng dịch vụ Email Hosting mang đến nhiều lợi ích doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi xảy ra sự cố rất dễ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.
Vì thế, bạn nên quay trở lại tiêu chí chọn nhà cung cấp và đưa ra quyết định. Nếu không cân nhắc kỹ lưỡng sẽ dễ dẫn đến rủi ro về sau.
Khi sử dụng Email Hosting, doanh nghiệp nên phổ biến quy định rõ ràng. Qua đó nhằm đảm bảo cá nhân cũng như tập thể khai thác đúng mức.
Một trong số đó chính là chỉ sử dụng tài khoản cho công việc chung của công ty. Khi nhân viên đã thôi việc, cần nhanh chóng vô hiệu hóa để tránh trường hợp xấu xảy ra.
Nếu đang bắt đầu từ doanh nghiệp với quy mô nhỏ, hãy tận dụng phần mềm miễn phí trước. Một số tên tuổi uy tín như Zoho, Yandex, Hotmail,…
Nhờ thế, nguồn ngân sách tiết kiệm được một khoản đáng kể. Khi đã quen với hệ thống, bạn có thể nâng cấp để khai thác nhiều tính năng hơn.
Như đã nói ở trên, bạn hoàn toàn có thể sử dụng bản miễn phí nếu nhu cầu chưa nhiều. Việc tìm nơi cung cấp uy tín, phù hợp với tài chính cần có thời gian. Một số doanh nghiệp chọn cách sử dụng song song hai hình thức.
Mỗi loại Email Hosting có ưu và nhược điểm nhất định. Bạn nên tham khảo, dựa trên điều kiện bản thân để đưa ra quyết định phù hợp .
Dịch vụ Email Hosting này cho phép gửi và nhận cũng như quản lý tài khoản. Phố biến nhất trong số đó chính là Gmail. Ngoài ra, một số tùy chọn khác như Hotmail của Microsoft, Zoho Mail, Yahoo Mail và AOL…
Về ưu điểm, vì không mất phí nên bạn không cần cam kết hoặc hợp đồng phức tạp. Các dịch vụ thường cung cấp đủ tính năng cơ bản. Khả năng lưu trữ đáp ứng hầu hết nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ và cá nhân.
Nói đến nhược điểm không thể bỏ qua tình trạng nhiều Email quảng cáo, Email spam, tin rác gây khó chịu. Khả năng bảo mật yếu, không có tên miền chuẩn hóa nên thiếu tính đồng bộ, mất an toàn.
Tốc độ tương tác và xử lý kỹ thuật từ nhà cung cấp tương đối chậm. Khách hàng còn có thể nghi ngờ về tính xác thực của doanh nghiệp.
Dịch vụ Email Hosting trả phí cho doanh nghiệp trao đổi online mỗi ngày. Các trải nghiệm tiêu biểu dành cho người sử dụng như:
Nếu đã tìm được nơi cung cấp Email Hosting uy tín, nhược điểm duy nhất chính là chi phí. Tuy thế, khi so sánh với kho tàng tính năng có thể khai thác là hoàn toàn xứng đáng.
Trên đây là những điều cần biết nếu bạn đang có ý định sử dụng dịch vụ Email. Sự tiện lợi và bảo mật sẽ giúp cho công việc thuận lợi, nâng cao hiệu suất hơn rất nhiều.
Chính vì thế, FPT Cloud tin rằng doanh nghiệp nào cũng nên thiết lập nền tảng này. Chỉ cần chọn nơi uy tín, khả năng khai thác Email Hosting vô cùng tuyệt vời, an tâm sử dụng.
Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud