Email Hosting là gì? Cách sử dụng dịch vụ Email Hosting hiệu quả

Email Hosting đang trở thành dịch vụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Thông qua bài viết của FPT Cloud, bạn chắc chắn sẽ hiểu được tính ứng dụng phổ biến của nó đến từ đâu.

Nếu bạn đã biết Email Hosting là gì, cũng không nên bỏ qua những kiến thức chia sẻ dưới đây. Bởi lẽ, phần trọng tâm nhất, đang chờ khám phá chính là hướng dẫn cách khai thác hiệu quả.

Email Hosting là gì?

Đây là dịch vụ Email vận hành trên hệ thống Hosting có tên miền riêng biệt. So với hình thức thư điện tử thông thường, phương thức này sở hữu ưu điểm vượt trội:

• Bảo mật cao.
• Cho phép người sử dụng tùy chỉnh cấu hình cũng như số lượng Account theo mục đích.

Những ai là nhân viên văn phòng hoặc thường nhận được quảng cáo đã quen thuộc với kiểu Email này. Địa chỉ tuân theo cấu trúc rất rõ ràng như sau: [email protected]

Chỉ cần nhìn sơ qua, bạn cũng biết được người gửi có sử dụng dịch vụ Email Hosting không. Vì đã đăng ký chính thức, doanh nghiệp giảm thiểu tối đa tình trạng thư bị rơi vào hộp spam. Kéo theo đó là tỷ lệ mở, đọc và tiếp cận đối tác hoặc khách hàng cao hơn nhiều.

Lợi ích đến từ Email Hosting

Từ khái niệm Mail Hosting, bạn đã phần nào hình dung khái quát những lợi ích đem lại với Marketing. Tuy nhiên, vai trò của dịch vụ này chưa dừng lại ở đó. Ưu điểm bao gồm:

• Tính bảo mật được các chuyên gia đánh giá cao, hạn chế thư spam, blacklist IP.
• Đảm bảo đường truyền thông suốt trong quá trình gửi và nhận.
• Nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu và tạo ấn tượng với khách hàng về sự chuyên nghiệp.
• Tăng cơ hội nhận và mở Email từ phía đối tượng muốn tiếp cận.
• Hệ thống cung cấp nhiều tùy chọn lưu trữ lớn hơn cho truyền thông. Đặc biệt cần phải nói đến chính là khả năng định dạng tối ưu trên nhiều thiết bị điện tử.
• Cho phép người dùng dễ dàng quản trị tùy chỉnh cấu hình và số lượng.
• Bạn không còn phải bận tâm đến dung lượng của tệp đính kèm.
• Dễ dàng quản lý, theo dõi Email trên máy chủ phát hành. Sự khác biệt nằm ở các bản sao lưu đề phòng sự cố xuất hiện.

Dịch vụ Email đem tới rất nhiều lợi thế cho doanh nghiệp dù ở bất kỳ quy mô nào. Để vận hành trơn tru hơn, bạn nên nghĩ tới việc sử dụng ngay từ bây giờ.

>>> Có thể bạn quan tâm: Elementor là gì? Hướng dẫn cài đặt & sử dụng Elementor Plugin

So sánh chức năng Web Hosting với Email Hosting

Ngoài dịch vụ Email, Web Hosting cũng là thuật ngữ liên quan đến khía cạnh truyền thông trong kinh doanh. Trước đây, hai loại này được tích hợp trên cùng một máy chủ. Ở thời điểm hiện tại, các Hosting đã tách ra.

Tuy tên gọi có điểm tương đồng nhưng định nghĩa cũng như công dụng hoàn toàn khác nhau. Cụ thể như sau:

Cách chọn Email Hosting

Một dịch vụ Email chuyên nghiệp, hiệu quả cần đảm bảo những yếu tố nhất định. Đó cũng có thể được xem là tiêu chí để bạn đánh giá chất lượng nhà cung cấp. Cụ thể từng khía cạnh sẽ phân tích ngay sau đây.

Lưu trữ trực tuyến

Điều đầu tiên cần quan tâm khi nói đến Email Hosting là khả năng lưu trữ trực tuyến. Qua đó, bạn được cung cấp hồ sơ về tất cả các giao dịch kinh doanh và trao đổi thông tin.

Một số dịch vụ cung cấp bản sao lưu giữ từ 5 – 10 năm. Bạn có thể truy cập trực tiếp qua cổng đăng nhập và tìm thấy bất cứ lúc nào.

Nhiều hộp thư

Hầu hết doanh nghiệp đang phát triển đều cần khả năng tạo hộp thư nhanh chóng. Hãy đảm bảo rằng máy chủ lưu trữ Email cung cấp tất cả hộp Inbox để hỗ trợ cho hoạt động nào đó.

Thông thường, mọi người sử dụng hộp thư riêng biệt để phân loại Email dựa trên chức năng. Chẳng hạn như sau:

• Một phần chuyên sử dụng cho quản trị các truy vấn web và dịch vụ.
• Hộp thư chuyên nhận các tài khoản thanh toán.
• Hộp khác để lưu thông tin liên lạc chung.
• Một hộp chuyên cho việc quảng cáo, thực hiện chiến dịch Email Marketing.

Tùy vào lĩnh vực hoạt động, đặc thù công việc cũng như nhu cầu sẽ có nhiều hòm thư khác nhau. Nhờ thế, bạn kiểm soát dòng thông tin đến và đi dễ dàng hơn.

Ưu đãi theo gói

Bạn có thể sử dụng đồng thời dịch vụ lưu trữ web và Email Hosting. Các gói chung giúp tiết kiệm chi phí và nhận được nhiều ưu đãi.

Bên cạnh đó, việc quản lý tổng thể hệ thống trở nên logic hơn. Tuy vậy, không nên chỉ tập trung vào đặc điểm này khi chọn nhà cung cấp. Bạn nên hợp tác với nơi uy tín để tránh tình trạng thường xuyên bị lỗi hoặc quá tải, ngưng trệ.

Dung lượng hộp thư

Đây là tiêu chí rất quan trọng khi đưa ra quyết định chọn dịch vụ từ đối tác nào. Nhiều người không tính toán trước dẫn đến dung lượng sử dụng không đủ để đáp ứng nhu cầu hàng ngày.

Bạn cân nhắc dựa trên số lượng Email trung bình xử lý mỗi ngày, tệp đính kèm có lớn không. Đó là cơ sở để đảm bảo quá trình làm việc không bị ngắt quãng. Tình trạng lãng phí ngân sách cũng hạn chế hơn rất nhiều.

Khả năng mở rộng

Việc xác định số lượng Email hay dung lượng lưu trữ chỉ mang tính chất tương đối. Chắc chắn sẽ có sự thay đổi khi quy mô doanh nghiệp, khối lượng công việc tăng lên. Vì thế, bạn phải cân nhắc đến khả năng mở rộng từ nhà cung cấp có dễ dàng không.

Nếu chưa thể đáp ứng được tiêu chí này rất khó để hợp tác dài lâu. Việc chuyển sang đơn vị cho thuê khác cũng tương đối phức tạp, mất nhiều thời gian.

>>> Có thể bạn quan tâm: Edge Computing là gì? Tìm hiểu mô hình điện toán biên từ A-Z

Cách để thành công hơn với dịch vụ Email

Sau khi đã thỏa mãn những yêu cầu ở trên, bạn chính thức đi vào khai thác. Vậy làm thế nào để tối ưu, tận dụng triệt để mọi tính năng? Bạn sẽ biết các yếu tố đó thông qua phần dưới đây.

Tìm đến nhà cung cấp uy tín

Như đã nói, những nhân tố nêu ra ở trên giúp bạn tìm thấy nhà cung cấp phù hợp. Bên cạnh mặt kỹ thuật cũng cần lưu tâm đến một số đặc điểm sau:

• Có đội ngũ hỗ trợ khách hàng xuyên suốt 24/7.
• Bảo mật tối đa bằng việc sử dụng hệ thống Mail Server chuyên dụng.
• Giao diện tiện lợi với người sử dụng, dễ dàng tiếp cận ngay từ lần đầu.
• Có tỷ lệ Email hợp lệ và đi vào Inbox cao.
• Thư gửi đi có thông báo trực tiếp đến hòm thư điện tử khác như Google. Webmail, Yahoo,…

Nhờ cung cấp dịch vụ chính là yếu tố đầu tiên và cũng quan trọng nhất. Chọn đúng nơi sẽ giúp bạn khai thác triệt để, không lãng phí chi phí đầu tư.

Tối ưu tên Email

Tên Email chính là ấn tượng đầu tiên bạn trao cho người nhận. Vì thế, để tăng hiệu quả cần tối ưu bước này hết sức có thể với tiêu chí dưới đây.

Chú trọng bảo mật

Như đã biết, sử dụng dịch vụ Email Hosting mang đến nhiều lợi ích doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi xảy ra sự cố rất dễ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.

Vì thế, bạn nên quay trở lại tiêu chí chọn nhà cung cấp và đưa ra quyết định. Nếu không cân nhắc kỹ lưỡng sẽ dễ dẫn đến rủi ro về sau.

Quy định rõ ràng

Khi sử dụng Email Hosting, doanh nghiệp nên phổ biến quy định rõ ràng. Qua đó nhằm đảm bảo cá nhân cũng như tập thể khai thác đúng mức.

Một trong số đó chính là chỉ sử dụng tài khoản cho công việc chung của công ty. Khi nhân viên đã thôi việc, cần nhanh chóng vô hiệu hóa để tránh trường hợp xấu xảy ra.

Tận dụng phần mềm miễn phí

Nếu đang bắt đầu từ doanh nghiệp với quy mô nhỏ, hãy tận dụng phần mềm miễn phí trước. Một số tên tuổi uy tín như Zoho, Yandex, Hotmail,…

Nhờ thế, nguồn ngân sách tiết kiệm được một khoản đáng kể. Khi đã quen với hệ thống, bạn có thể nâng cấp để khai thác nhiều tính năng hơn.

Nên sử dụng gói miễn phí hay trả phí?

Như đã nói ở trên, bạn hoàn toàn có thể sử dụng bản miễn phí nếu nhu cầu chưa nhiều. Việc tìm nơi cung cấp uy tín, phù hợp với tài chính cần có thời gian. Một số doanh nghiệp chọn cách sử dụng song song hai hình thức.

Mỗi loại Email Hosting có ưu và nhược điểm nhất định. Bạn nên tham khảo, dựa trên điều kiện bản thân để đưa ra quyết định phù hợp .

Dịch vụ miễn phí

Dịch vụ Email Hosting này cho phép gửi và nhận cũng như quản lý tài khoản. Phố biến nhất trong số đó chính là Gmail. Ngoài ra, một số tùy chọn khác như Hotmail của Microsoft, Zoho Mail, Yahoo Mail và AOL…

Về ưu điểm, vì không mất phí nên bạn không cần cam kết hoặc hợp đồng phức tạp. Các dịch vụ thường cung cấp đủ tính năng cơ bản. Khả năng lưu trữ đáp ứng hầu hết nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ và cá nhân.

Nói đến nhược điểm không thể bỏ qua tình trạng nhiều Email quảng cáo, Email spam, tin rác gây khó chịu. Khả năng bảo mật yếu, không có tên miền chuẩn hóa nên thiếu tính đồng bộ, mất an toàn.

Tốc độ tương tác và xử lý kỹ thuật từ nhà cung cấp tương đối chậm. Khách hàng còn có thể nghi ngờ về tính xác thực của doanh nghiệp.

Dịch vụ trả phí

Dịch vụ Email Hosting trả phí cho doanh nghiệp trao đổi online mỗi ngày. Các trải nghiệm tiêu biểu dành cho người sử dụng như:

• Tên miền được cá nhân hóa theo đúng tên thương hiệu, phòng ban làm việc.
• Mở rộng không gian lưu trữ và có thể nâng cấp khi nhu cầu tăng lên.
• Trang bị bộ lọc chống virus và thư rác mạnh mẽ. Các máy chủ luôn cập nhật các mối đe dọa đến bảo mật mới nhất. Bên cạnh đó, giải pháp khắc phục rủi ro cũng rất tối ưu.
• Có khả năng cộng tác thêm nhiều dịch vụ khác như lịch dùng chung, danh bạ,… Bên cạnh đó còn là khả năng xem, chia sẻ hoặc chỉnh sửa giữa một nhóm người.
• Tùy chỉnh Email để tránh rò rỉ thông tin tuyệt mật.

Nếu đã tìm được nơi cung cấp Email Hosting uy tín, nhược điểm duy nhất chính là chi phí. Tuy thế, khi so sánh với kho tàng tính năng có thể khai thác là hoàn toàn xứng đáng.

Trên đây là những điều cần biết nếu bạn đang có ý định sử dụng dịch vụ Email. Sự tiện lợi và bảo mật sẽ giúp cho công việc thuận lợi, nâng cao hiệu suất hơn rất nhiều.

Chính vì thế, FPT Cloud tin rằng doanh nghiệp nào cũng nên thiết lập nền tảng này. Chỉ cần chọn nơi uy tín, khả năng khai thác Email Hosting vô cùng tuyệt vời, an tâm sử dụng.

Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud

• Website: https://fptcloud.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/fptsmartcloud
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399