Email Hosting là gì? Cách sử dụng dịch vụ Email Hosting hiệu quả

Email Hosting là một phương thức giúp doanh nghiệp trao đổi thông tin với khách hàng an toàn và tiện lợi hơn. Dịch vụ thư điện tử này còn giúp nâng cao độ uy tín của người dùng với độ bảo mật cao. Vậy Email Hosting là gì? Làm sao để sử dụng dịch vụ này hiệu quả?

Email Hosting là gì?

Email Hosting là một giải pháp giúp nâng cao tính bảo mật và khả năng gửi thư trong hệ thống mạng. Vậy cụ thể Email Hosting là gì? Cách thức hoạt động ra sao?

Định nghĩa Email Hosting

Email Hosting là một loại dịch vụ Email có tên miền riêng và được hoạt động trên hệ thống Hosting riêng biệt. Phương thức này thì có tính bảo mật cao hơn so với hình thức gửi thư điện tử truyền thống. Email Hosting cho phép người dùng tùy chỉnh cấu hình và số lượng tài khoản theo mục đích.Email Hosting thường có dạng [email protected] hoặc  [email protected]. 

Cách nó hoạt động Email Hosting

Với hình thức email này, bạn sẽ được cung cấp một máy chủ hoạt động tương tự như một liên kết đáng tin cậy giữa server email của bạn và server email của người nhận. Khi bạn gửi email đi, máy chủ này sẽ xác định hành động cần thực hiện và một số yếu tố như bộ lọc thư rác, yêu cầu định tuyến, thư có nằm trong danh sách spam hay không. Điều này sẽ giúp cho email của bạn sẽ được gửi đi một cách suôn sẻ, hạn chế được sự tấn công của virus và mã độc. 

>>> Có thể bạn quan tâm: Edge Computing là gì? Tìm hiểu mô hình điện toán biên từ A-Z

Những lợi ích của việc sử dụng Email Hosting

Hiện nay, Email Hosting thường được các doanh nghiệp sử dụng bởi dịch vụ email này mang lại một số lợi ích như sau:

• Nâng cao tính bảo mật cho email được gửi đi
• Đảm bảo quá trình truyền thư diễn ra thông suốt và suôn sẻ
• Nâng cao độ uy tín, giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn
• Nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu của khách hàng đối với doanh nghiệp
• Hạn chế được tình trạng thư bị lọc vào mục spam của người nhận
• Tăng khả năng nhận và mở email
• Giúp người dùng quản lý dữ liệu của mình hiệu quả hơn 

Tìm hiểu thị trường Email Hosting

Mỗi dịch vụ Email Hosting sẽ có những ưu và đặc điểm riêng biệt, phù hợp với từng nhu cầu của người dùng. Cụ thể như sau:

Thị trường Email Hosting hiện nay và những dịch vụ phổ biến

Hiện nay, thị trường Email Hosting phát triển mạnh mẽ nên có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ email này. Phương thức này cũng có nhiều gói dịch vụ khác nhau gồm mất phí và không mất phí. Cụ thể như sau:

• Dịch vụ lưu trữ email miễn phí: Cho phép người dùng nhận, gửi thư và quản lý các Account email thông qua webmail (POP) và ứng dụng email (IMAP). Dịch vụ này chứa nhiều email spam, quảng cáo, không gian lưu trữ ít và không hỗ trợ tên miền được cá nhân hóa và xử lý kỹ thuật.
• Dịch vụ Email Hosting mất phí: Mang đến cho người dùng những trải nghiệm tuyệt vời hơn với một số tính năng nổi bật như tên miền được cá nhân hóa giúp xây dựng thương hiệu doanh nghiệp, không gian lưu trữ lớn, bộ lọc chống virus và thư rác mạnh mẽ, tùy chỉnh danh sách email cho doanh nghiệp và một số công cụ hữu ích khác đi kèm. 

So sánh các dịch vụ Email Hosting trên thị trường và lựa chọn phù hợp

Đối với dịch vụ miễn phí, bạn sẽ không phải làm các hợp đồng đăng ký lằng nhằng và được sử dụng các tính năng cơ bản. Tuy nhiên, bạn sẽ phải chịu một số phiền phức về bảo mật, email quảng cáo, email spam,... Dịch vụ này sẽ phù hợp với người dùng cá nhân hoặc các doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

Còn đối với dịch vụ trả phí, người dùng sẽ được hưởng nhiều tiện ích hơn, tương đương số tiền đã bỏ ra bao gồm không gian lưu trữ lớn, tính bảo mật cao, tên miền được cá nhân hóa theo tên doanh nghiệp, phòng ban,... Gói dịch vụ này sẽ phù hợp với các doanh nghiệp lớn và đang trên đà xây dựng thương hiệu, phát triển quy mô. 

Các tiêu chí chọn Email Hosting

Qua những thông tin trên, chắc hẳn bạn đã hiểu Email Hosting là gì và lợi ích của phương thức quản lý email này. Tuy nhiên, để chọn được một dịch vụ Email Hosting chất lượng thì bạn cần quan tâm đến nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là các tiêu chí chọn Email Hosting:

Những tiêu chí quan trọng khi chọn dịch vụ Email Hosting

Để chọn được một dịch vụ Email Hosting chất lượng và chuyên nghiệp, bạn cần quan tâm đến một số vấn đề sau đây:

• Khả năng lưu trữ trực tuyến: Giúp bạn có thể kiểm tra và theo dõi hồ sơ về tất cả các giao dịch kinh doanh và trao đổi thông tin của doanh nghiệp. Một số dịch vụ cung cấp bản sao lưu trữ từ 5 đến 10 năm. 
• Nhiều hộp thư: Nếu doanh nghiệp của bạn cần tạo hộp thư nhanh chóng thì hãy chú ý đến tiêu chí này. Dịch vụ Email Hosting đó cần đảm bảo rằng máy chủ lưu trữ Email cung cấp tất cả hộp Inbox để hỗ trợ kịp thời cho hoạt động nào đó. Bạn cũng có thể sử dụng hộp thư được phân loại theo chức năng. 
• Các ưu đãi: Bạn có thể sử dụng đồng thời cả dịch vụ lưu trữ web và Email Hosting để được hưởng các ưu đãi theo gói. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và giúp việc quản lý tổng thể hệ thống trở nên logic hơn.
• Dung lượng hộp thư: Dựa vào số lượng email mà doanh nghiệp của bạn phải xử lý mỗi ngày để lựa chọn dịch vụ có dung lượng phù hợp. 
• Khả năng mở rộng: Chắc chắn rằng khối lượng công việc và số lượng email phải xử lý sẽ không ngừng tăng lên. Do vậy, bạn nên chọn các dịch vụ có khả năng mở rộng kho lưu trữ để giúp cho quá trình làm việc không bị ngắt quãng và tránh tình trạng thay đổi nhà cung cấp gây mất thời gian. 

>>> Có thể bạn quan tâm: Elementor là gì? Hướng dẫn cài đặt & sử dụng Elementor Plugin

Cách lựa chọn dịch vụ Email Hosting phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp

Dưới đây là một số kinh nghiệm lựa chọn dịch vụ Email Hosting cho doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo để đưa ra quyết định phù hợp:

• Xác định ngân sách mua: Bạn cần xem xét khả năng tài chính của doanh nghiệp đang trong tình trạng như thế nào để chọn dịch vụ mất phí hoặc không mất phí. Nếu hiện tại doanh nghiệp đang gặp khó khăn về tài chính thì hãy dùng tạm gói dịch vụ miễn phí. Khi nào có đủ ngân sách thì có thể tính đến việc sử dụng các gói mất phí. 
• Ước lượng khối công việc cần xử lý: Việc này sẽ giúp bạn chọn được dịch vụ có dung lượng phù hợp, tránh gây lãng phí.
• Nhờ đơn vị cung cấp tư vấn: Bạn nên đăng ký dịch vụ Email Hosting của nhà cung cấp uy tín. Sau đó, bạn hãy nêu rõ nhu cầu, mục đích sử dụng của bản thân và doanh nghiệp để họ có thể tư vấn cho gói dịch vụ phù hợp.

Khác biệt giữa Web Hosting và Email Hosting

Web Hosting và Email Hosting đều là 2 thuật ngữ đề cập đến vấn đề truyền thông trong kinh doanh nên có rất nhiều người nhầm tưởng rằng chúng là một. Trên thực tế, 2 dịch vụ hoàn toàn khác nhau và có chức năng riêng. Trong đó:

• Web Hosting: Có chức năng lưu trữ mọi thông tin có trên website của doanh nghiệp bao gồm hình ảnh, âm thanh, các dữ liệu về hoạt động trao đổi, giao dịch với khách hàng,...
• Email Hosting: Là một hệ thống lưu trữ thư điện tử của doanh nghiệp với khách hàng hoặc trong nội bộ. Email Hosting thể hiện quyền sở hữu và đặc trưng của đơn vị sở hữu thông qua tên miền trên địa chỉ. 

Đăng ký dịch vụ Email Hosting ở đâu?

Bạn có thể đăng ký dịch vụ Email Hosting của các nhà cung cấp trong nước hoặc ngoài nước. Hiện nay, các nhà cung cấp trong nước được nhiều đơn vị lựa chọn hơn bởi có tốc độ truyền tải nhanh chóng, thủ tục đơn giản, các chính sách chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp dễ tiếp cận hơn,... Một số nhà cung cấp dịch vụ này nội quốc uy tín mà bạn có thể tham khảo như Mắt Bão, Viettel IDC,...

Thông qua bài viết trên, FPT Cloud đã cung cấp cho bạn một số thông tin về Email Hosting. Hy vọng rằng qua những chia sẻ trên bạn sẽ hiểu được Email Hosting là gì và chọn được dịch vụ phù hợp. Nếu bạn muốn biết thêm nhiều kiến thức về hệ thống mạng và digital marketing thì hãy theo dõi các bài viết khác của FPT Cloud nhé.

Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud

• Website: https://fptcloud.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/fptsmartcloud
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399