Dropbox Là Gì? Hướng dẫn sử dụng Dropbox lưu trữ, sao lưu và chia sẻ dữ liệu

Dropbox là công cụ lưu trữ đám mây hữu ích được sử dụng phổ biến hiện nay. Bạn có thể sao lưu, truy cập và chia sẻ nội dung quan trọng của mình từ mọi nơi, mọi lúc, trên mọi thiết bị. Thao tác sử dụng Dropbox cũng hết sức đơn giản sẽ được trình bày chi tiết trong phần tiếp theo của bài viết. Đón xem ngay nhé!

Dropbox là gì?

Dropbox được ra đời vào năm 2008 bởi công ty cùng tên – Dropbox. Với Dropbox tất cả các tệp hình ảnh, tệp tin, văn bản,... của bạn được sao lưu vào đám mây và có sẵn trực tuyến. Công cụ Dropbox tương thích sử dụng trên nhiều hệ điều hành hay trình duyệt web phổ biến như: Android, iOS, Windows, Linux, macOS,...

Hiện nay, Dropbox đã trở thành công cụ hữu ích trong công việc và đặc biệt cần thiết đối với những người thường xuyên làm việc online.

>>> Có thể bạn quan tâm: Public Cloud là gì? Phân biệt Public Cloud & Private Cloud từ A - Z

Tính năng chính của Dropbox

Để có được chỗ đứng như hiện tại, nhà phát triển Dropbox đã rất nỗ lực và không ngừng cải tiến mang tới những tính năng đa dạng đáp ứng nhu cầu làm việc. Dropbox có thể lưu trữ nhiều loại dữ liệu khác nhau để bạn có thể sắp xếp và giải quyết công việc của mình một cách hiệu quả.

• Lưu trữ và truy cập tệp từ mọi lúc, mọi nơi: Dropbox lưu trữ các tệp của bạn ở một nơi an toàn và có thể truy cập được ở mọi nơi mà không cần lo lắng về kích thước tệp, bất kể bạn đang sử dụng thiết bị nào (từ máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng). Với Dropbox, bạn không cần phải kết nối với ổ cứng để truy cập các tệp quan trọng của mình.
• Tập hợp tất cả nội dung của bạn lại với nhau: Tại Dropbox bạn có thể tạo tạo và chỉnh sửa file dữ liệu của mình bao gồm nội dung trên đám mây và các tệp Microsoft Office. Bởi vậy, bạn tốn ít thời gian hơn để chuyển đổi giữa các ứng dụng hoặc tìm kiếm tệp.

• Lưu trữ an toàn và bảo mật tất cả các tệp và thư mục của bạn: Tất cả dữ liệu tại Dropbox được sao lưu và bảo vệ với nhiều cấp độ bảo mật khác nhau. Nếu chẳng may máy tính của bạn bị hỏng hoặc bạn bị mất điện thoại thì bạn không cần lo lắng, dữ liệu đã được lưu và có thể phục hồi.
• Dễ dàng công tác với những người dùng khác: Dropbox là công cụ mang đến không gian làm việc nhóm. Theo đó bạn có thể cộng tác cùng những người khác trong các dự án, lập kế hoạch làm việc,…Tất cả những nhận xét của bạn được lưu trữ cùng với tệp. Bởi vậy thay vì tìm kiếm trong hàng trăm email để xem ai đã nói gì, phản hồi gì về bất kỳ phần nào trong dự án bạn có thể xem trực tiếp trên tệp một cách dễ dàng. Tuy nhiên, Dropbox cũng có các tính năng bảo vệ bằng mật khẩu, liên kết hết hạn và quyền tải xuống. Điều này nhằm đảm bảo các tệp được chia sẻ đúng người và bảo vệ an toàn dữ liệu khi có nhiều người dùng.
• Đồng bộ dữ liệu: Khi sử dụng Dropbox bạn có thể hoàn toàn yên tâm rằng mình đang làm việc với phiên bản mới nhất. Song bạn vẫn có thể truy cập vào các bản nháp cũ của tài liệu, lịch sử phiên bản đã được lưu lại giúp bạn có thể quay lại tìm kiếm và truy cập vào bất kỳ phiên bản nào trước đây.
• Liên kết với các công cụ làm việc khác: Dropbox không ngừng mở rộng kết nối với các công cụ phổ biến. Hiện tại người dùng Dropbox có thể kết nối và chuyển đổi nội dung cần thiết với Slack, Zoom, HelloSign,…

Hướng dẫn sử dụng Dropbox

Sử dụng Dropbox trên trình duyệt

Cách sử dụng Dropbox trên trình duyệt phổ biến hơn cả với đa dạng tùy chọn và tốc độ nhanh chóng. Đặc biệt người dùng không cần thực hiện các bước cài đặt rườm rà. Chi tiết cách dùng như sau:

Bước 1: Truy cập trang web dropbox.com và thực hiện đăng nhập vào tài khoản

Đầu tiên bạn cần truy cập vào website Dropbox tại địa chỉ dropbox.com. Trên giao diện chính bạn nhấn chọn nút “Sign in” (Đăng nhập). Sau đó điền chính xác thông tin bao gồm địa chỉ email và mật khẩu của bạn.

Hoặc bạn có thể nhấn chọn vào nút “Sign in with Google” để sử dụng tài khoản Google hoặc Sign in with Apple để sử dụng tài khoản Apple ID đăng nhập.

Bước 2: Sử dụng Dropbox

Sau khi đã thành công đăng nhập vào tài khoản hãy tải lên một file hoặc thư mục bất kỳ để bắt đầu sử dụng. Một số phím chức năng mà bạn cần biết trên Dropbox bao gồm:

• Upload files: Tải lên và lưu trữ tệp tin.
• Upload folder: Tải lên và lưu trữ thư mục.
• New folder: Tạo thư mục mới.
• New shared folder: Tạo thư mục mới để chia sẻ với người khác.

Ngoài ra còn khi bạn nhấn chọn “Create new file” sẽ có một số tùy chọn khác như: Dropbox Paper, công cụ Microsoft Office (Word, Excel và PowerPoint), công cụ của Google gồm Docs, Sheets và Slides.

Tải và cài đặt Dropbox trên máy tính

Hướng dẫn cài đặt Dropbox cho máy tính PC

Bước 1: Tải và cài đặt Dropbox về máy tính

Ngoài sử dụng Dropbox bạn có thể tải Dropbox về máy tính để trải nghiệm trọn vẹn những tính năng đa dạng tại đây. Trước hết bạn cần nhấn chọn đường dẫn sau để tải Dropbox.

Bạn mở file vừa tải về và tiến hành cài đặt. Quá trình cài đặt sẽ diễn ra trong vài giây. Sau khi hoàn thành, hệ thống sẽ điều hướng đến một hộp thoại yêu cầu người dùng đăng nhập vào tài khoản đã đăng ký.

Bạn nhập Email và mật khẩu và sau đó nhấn “Sign in”

Tiếp tục, bạn nhấn “Next”.

Khi này, bạn sẽ lựa chọn cách đồng bộ dữ liệu với Dropbox như sau:

Make files local: Sử dụng tập tin cục bộ - Tải xuống dữ liệu từ Dropbox và truy cập nó trên bộ nhớ máy tính của bạn.

Make files online-only: Sử dụng tập tin online - Sử dụng Dropbox Plus để truy cập file trực tuyến. Việc này giúp tiết kiệm bộ nhớ trên máy tính của bạn.

Tại đây, chúng tôi lựa chọn cách đồng bộ “Make files local” để hướng dẫn cho phần tiếp theo. Sau đó bạn tiếp tục nhấn “Continue with Basic”.

Bạn lựa chọn các thư mục cần đồng bộ với Dropbox và nhấn chọn nút “Set up”.

Tại đây, bạn chọn “Continue With Basic”. Khi bạn muốn sử dụng phiên bản Dropbox Plus thì nhấn “Try Plus for free”.

Giờ thì bạn chờ đợi trong giây lát để Dropbox tiến hành đồng bộ các thư mục.

Để quay trở lại giao diện chính của Dropbox bạn nhấn chọn “Go to Dropbox”.

Bước 2: Hướng dẫn sử dụng Dropbox

Trên giao diện chính Dropbox bạn có thể sử dụng một số tùy chọn phổ biến như:

• Thực hiện tải một tệp tin, hình ảnh, thư mục,... lên Dropbox, bạn chỉ cần sao chép chúng và dán vào Dropbox.
• Thực hiện chia sẻ một tệp tin có trong Dropbox, bạn nhấn chuột phải vào tệp tin và chọn “Share”.

• Thực hiện sao chép link của thư mục và gửi cho người khác, bạn nhấn chuột phải tệp tin và chọn “Copy Dropbox Link”.

Hướng dẫn cài đặt Dropbox for Mac

Trình tự cài đặt Dropbox for Mac tương tự như trên, khi Dropbox được cài đặt trên máy tính của bạn, bạn sẽ thấy biểu tượng Dropbox trên thanh menu của Mac và thư mục Dropbox trên ổ cứng của bạn.

>>> Có thể bạn quan tâm: Kafka là gì? Giới thiệu tổng quan về Kafka chi tiết từ A - Z

Một số mẹo cần biết khi sử dụng Dropbox

Để khai thác tối đa công năng giúp nâng cao hiệu quả sử dụng bạn có thể tham khảo một số mẹo dùng Dropbox dưới đây!

Khôi phục file đã xóa

Nếu chẳng may lỡ tay xóa một tập tin quan trọng trong Dropbox bạn đừng lo lắng. Tập tin này có thể khôi phục, tùy vào gói dịch vụ bạn đang sử dụng mà hệ thống sẽ lưu trữ các tệp đã xóa từ 30 ngày – 120 ngày.

Thao tác thực hiện đơn giản như sau: Bạn truy cập trang web Dropbox và chuyển đến phần “Tệp” và nhấn vào mục “Đã xóa gần đây”. Về cơ bản đây mục này tương tự như Recycle Bin trên máy tính. Bạn chọn các tệp bạn muốn khôi phục và nhấp vào “Khôi phục”.

Đánh dấu thư mục quan trọng

Thao tác nhỏ này giúp bạn sẽ dành tìm được thư mục nhanh chóng. Theo đó, thư mục được đánh dấu sẽ xuất hiện ở trên cùng khi bạn mở trang web hoặc ứng dụng Dropbox.

Xác thực bảo mật 2 yếu tố

Để tăng cường bảo mật bạn có thể bật xác thực 2 yếu tố (sử dụng SMS OTP hoặc Google Authenticator). Thao tác thực hiện như sau: Bạn truy cập mục “Cài đặt cá nhân” tiếp tục chọn “Bảo mật và bật Xác minh hai bước”.

Request files

Tính năng này tại Dropbox cho phép bạn tạo các liên kết. Bạn cũng có thể gửi liên kết đến ai đó (kể cả khi người đó không sử dụng Dropbox) hoặc thêm các tệp khác vào thư mục.

Để bật tính năng này, hãy nhấp vào “File Request” và sử dụng nút “File Request” sau đó nhập tên cho thư mục bạn muốn lưu, đặt thời hạn, tạo liên kết và gửi.

Lưu file sử dụng ngoại tuyến

Nếu bạn có tài khoản Dropbox Basic, bạn chỉ có thể lưu các tệp riêng lẻ để sử dụng ngoại tuyến (sử dụng ứng dụng iOS và Android). Tuy nhiên bạn sẽ cần nâng cấp lên tài khoản Dropbox Professional để lưu thư mục.

Để có thể sử dụng ngoại tuyến, hãy nhấn vào nút menu trong khi xem tệp và nhấn vào nút “Make Available Offline” để lưu tệp vào thiết bị của bạn.

Scan tài liệu trực tiếp vào Dropbox

Đây cũng là một tính năng hữu ích mà bạn có thể sử dụng. Bắt đầu bạn nhấn vào biểu tượng dấu + và chọn “Quét tài liệu”. Sau đó làm theo hướng dẫn trên màn hình để chụp ảnh và chuyển đổi sang định dạng tài liệu đã quét. Cuối cùng chọn một vị trí để lưu tài liệu.

Trở về phiên bản cũ của file

Để xem lại phiên bản cũ của file bạn chọn “Menu” và chọn “Version History”. Tại đây hiển thị đầy đủ các tệp đã được lưu và thông tin thời gian, tác giả. Nhấn chọn phiên bản để xem trước và sử dụng nút “Restore” trở về phiên bản đó.

Thay đổi URL

Đây là mẹo thay thế dl=0 bằng dl=1 ở cuối URL chia sẻ Dropbox để lấy link tải trực tiếp để khi tải lại file sẽ được tải ngay.

Sử dụng tính năng đồng bộ

Để thực hiện bạn truy cập mục “Cài đặt” và chọn “Selective Sync” tức Đồng bộ hóa có chọn lọc. Tính năng này cho phép bạn chọn các thư mục cụ thể để sao lưu trên máy tính thay vì toàn bộ thư mục Dropbox. Đồng thời, sẽ ngăn bạn sao lưu ảnh hoặc các tệp lớn chiếm dung lượng trên máy tính của bạn.

Dịch vụ lưu trữ dữ liệu của FPT Cloud

Bên cạnh Dropbox, người dùng Việt còn có một sự lựa chọn lý tưởng khác đó là dịch vụ lưu trữ dữ liệu Object Storage của FPT Cloud.  Đây là nền tảng Điện toán Đám mây thế hệ mới, được xây dựng theo quy chuẩn Cloud Quốc tế. FPT Cloud sở hữu hệ sinh thái +50 giải pháp đáp ứng nhu cầu của Doanh nghiệp Việt từ cơ bản đến đặc thù. Với rất nhiều ưu điểm nổi bật như:

• Sử dụng không giới hạn: Khả năng mở rộng không giới hạn, tính sẵn sàng, độ bền dữ liệu cao.
• Quản lý, truy cập dễ dàng: Khi sử dụng dịch vụ lưu trữ dữ liệu đám mây FPT Cloud bạn có thể truy cập từ bất kỳ nơi nào khi có kết nối internet. Việc quản lý dễ dàng trên giao diện portal.
• Tiết kiệm chi phí: Đặc biệt, Object Storage giúp bạn tiết kiệm chi phí với tùy chọn chỉ trả phí cho phần dung lượng, tài nguyên thực tế sử dụng.
• Đảm bảo an toàn dữ liệu: Các tính năng mã hóa đường truyền, phân quyền truy cập giúp người dùng dễ dàng quản lý và đảm bảo an toàn dữ liệu.

Như vậy, chúng tôi đã giải đáp thắc mắc Dropbox là gì của bạn và chia sẻ tất tần tật cách sử dụng Dropbox hiệu quả. Hy vọng qua bài biết bạn có thêm thông tin hữu ích về giải pháp lưu trữ dữ liệu an toàn và dễ dàng sử dụng.

Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud

• Website: https://fptcloud.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/fptsmartcloud
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399