Webmail là gì? Tìm hiểu chức năng và hướng dẫn sử dụng Webmail

Webmail là gì? Tìm hiểu chức năng và hướng dẫn sử dụng Webmail

Tác giả: FPT Cloud
00:00

Webmail đã chứng minh được vai trò quan trọng đối với hầu hết doanh nghiệp. Công cụ hỗ trợ đắc lực trong truy cập, quản lý Email người dùng trên mọi trình duyệt. Với thông tin được FPT chia sẻ, bạn sẽ hiểu rõ hơn các tính năng đến từ Webmail là gì. Bên cạnh đó là phân tích về ưu – nhược điểm, hướng dẫn sử dụng nhanh chóng trong thực tế.

Webmail là gì?

WebMail là ứng dụng quản lý việc gửi, nhận Email trực tuyến qua nền tảng website. Người dùng có thể thực hiện mọi tác vụ trên nhiều loại thiết bị khác nhau.

Sự hữu ích không chỉ dừng lại ở khả năng truy cập vào máy chủ Email. Bên cạnh đó, công cụ cũng cho phép người dùng làm việc trực tiếp với Email như đọc, gửi, nhận thư,…Nhờ có Web mail, bất kỳ ai cũng dễ dàng kết nối từ xa để xử lý công việc.

>>> Có thể bạn quan tâm: WampServer là gì? Cách cài đặt và sử dụng phần mềm giả lập WAMP

Công dụng đến từ Webmail

Trên thực tế, Web mail không sở hữu quá nhiều điểm khác biệt so với dịch vụ Email thông thường. Thế nhưng, công cụ cung cấp đầy đủ các tính năng để sử dụng và làm việc. Cụ thể như là:

 

  • Soạn thảo Email: Trình soạn thảo được hỗ trợ và đính kèm hình ảnh, tệp, Email
  • Hộp thư nhận Mail(Inbox): Có nhiệm vụ thông báo, lưu trữ, quản lý tất cả thư được gửi đến. Hoạt động này chỉ ngoại trừ các thư ở hộp Spam.
  • Hộp thư đi(Outbox): Chứa danh sách các thư đã gửi đi.
  • Thư nháp(Draft): Lưu trữ thư đang soạn thảo nhưng bị gián đoạn. Nguyên nhân có thể là mất kết nối Internet, thiết bị mất nguồn,…Ví dụ, bạn viết nội dung nhưng không lưu lại hay gửi đi luôn. Email này tự động lưu vào Draft để chờ hoàn thiện.
  • Hộp thư riêng: Cho phép chủ tài khoản lưu trữ thư quan trọng hoặc chủ đề riêng. Nhờ vậy, việc quản lý hệ thống Email trở nên dễ dàng hơn. Điều này đặc biệt cần thiết khi số lượng thư lớn, cần tìm lại tệp cũ nhanh chóng.
  • Spam: Chứa thư được đánh giá là nguy hiểm, độ an toàn thấp. Hộp Spam có thể được xóa định kỳ. Vì thế, để tránh mất thông tin quan trọng, bạn nên kiểm  tra mục này thường xuyên.

Bên cạnh đó, Web mail cũng tích hợp nhiều chức năng cơ bản khác. Ví dụ như tạo chữ ký riêng, thay đổi font chữ, đổi giao diện quản lý,…

Ưu, nhược điểm của Webmail

Trong thực tế, người dùng dễ nhận thấy những ưu – nhược điểm đặc trưng của Webmail. Dựa vào đó, bạn có thể cân nhắc và sử dụng sao cho tối ưu nhất.

Ưu điểm

Web mail được đánh giá là một trong những nền tảng quản lý thư điện tử tốt nhất hiện nay. Như đã biết, nhược điểm lớn của Outlook chính là hạn chế về tốc độ. Trong khi đó, công cụ đang tìm hiểu lại khắc phục triệt để vấn đề này. Ngoài ra còn có ưu điểm như:

  • Dễ dàng sử dụng: Điều này có được nhờ giao diện rất căn bản. Bạn sẽ thấy không có nhiều khác biệt với ứng dụng quản lý Email hiện nay.
  • Backup: Giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu người dùng hoặc sự cố tương tự. Tính năng này vô cùng quan trọng với mọi doanh nghiệp.
  • Tính phổ biến: Đây chắc chắn là điều không thể phủ nhận vì lượng người dùng là rất lớn.
  • Không cần dùng tới máy tính: Người dùng truy cập ở bất kỳ địa điểm nào. Điều bạn cần là Internet và loại thiết bị có thể kết nối mạng là được.
  • Khả năng tìm kiếm: Dễ dàng tìm lại thư bằng từ khóa. Điều này tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu số lượng Email lớn.
  • Giới hạn lưu trữ: Đây chắc chắn là ưu thế khi so sánh dung lượng lưu trữ miễn phí với dịch vụ khác trên thị trường.

Với những ưu điểm đủ để thấy Webmail giúp công việc trở nên thuận tiện hơn như thế nào. Bạn tối ưu được cả thời gian và khả năng xử lý nhiệm vụ của mình.

Nhược điểm

Rất khó để một ứng dụng công nghệ loại bỏ được triệt để các nhược điểm. Bởi vì, nhu cầu của con người là vô hạn, trong khi sự cải tiến cần có thời gian.

✅Nhược điểm Giải thích
Dịch vụ chưa thực sự đảm bảo Đây vốn được xem là một trong những dịch vụ quản trị Mail tốt nhất hiện nay. Thế nhưng, khi rủi ro bất ngờ xảy ra vẫn khó tránh được những tổn thất.Các hoạt động Email gián đoạn gây ảnh hưởng lớn đến người dùng. May mắn thay, xác suất được đánh giá là khá thấp. Doanh nghiệp có thể tạm chấp nhận điểm yếu này.
Có khả năng mất tất cả Email Điều này có vẻ khá nguy hiểm nếu đối tượng sử dụng là doanh nghiệp. Thế nhưng, nếu bạn tìm đến dịch vụ từ nhà cung cấp uy tín sẽ có khả năng bảo vệ dữ liệu cao.Dù vậy, người dùng cũng không nên chủ quan, hãy thường xuyên Backup để hạn chế rủi ro.
Quảng cáo Như đã biết, Webmail là ứng dụng trực tuyến trên nền tảng web. Vì vậy, bạn khó lòng tránh khỏi những quảng cáo, gây ra chút bất tiện và khó chịu.Thế nhưng, nhìn chung, những quảng cáo không chiếm quá nhiều diện tích hiển thị hay ảnh hưởng nhiều đến thao tác sử dụng.
Thư Spam Ứng dụng quản lý thư khả nghi trong mục Spam. Tuy vậy, sự gia tăng số lượng quá nhiều cũng khiến người dùng lo lắng. Vì vậy, bạn nên lọc và lên lịch xóa định kỳ.
Quyền riêng tư Một mặc định là nhà cung cấp Web mail đều truy cập được vào tất cả thư người dùng. Bạn nên tham khảo chính sách bảo mật của họ để biết thêm thông tin.Tuy nhiên, hầu hết dữ liệu đều ở mức độ an toàn. Ví dụ, Gmail chỉ giữ quyền hạn này để phân phối quảng cáo hiệu quả hơn.
Địa chỉ Mail chưa được chuyên nghiệp Địa chỉ Email theo tên miền riêng là khá quan trọng với doanh nghiệp. Bởi vì, yếu tố này giúp tăng cường nhận diện thương hiệu, thể hiện sự chuyên nghiệp. Điều này là khá đáng tiếc vì Webmail chưa thực sự đáp ứng tốt.

Cách sử dụng Webmail hiệu quả

Hướng dẫn sử dụng Webmail là điều được mọi người mong chờ nhiều nhất. Người dùng hài lòng không chỉ bởi tính năng trang bị đầy đủ. Bên cạnh đó còn là khả năng thao tác rất đơn giản, tiện lợi với bất kỳ ai.

Hướng dẫn đăng nhập và kiểm tra Email

Đầu tiên, bạn cần biết cách vào Webmail thông qua trang đăng nhập. Nhằm tiến hành Signin, vui lòng truy cập địa chỉ: http://yourdomain.com/webmail.

Ngay sau đó, một màn hình mới sẽ xuất hiện để nhập Email và Password. Khi thông tin điền vào đảm bảo chính xác, bạn bấm “Login”.

Nếu đã biết cách đăng nhập Webmail công ty, bạn chuyển sang thao tác kiểm tra thư. Cụ thể như sau:

  • Bạn bấm vào Email mong muốn để xem nội dung cụ thể phía trong.
  • Ngoài ra, để tạo thư mới, người dùng click vào “Compose”.
  • Khi muốn chỉnh sửa thông số Web mail, hãy bấm vào Settings có biểu tượng răng cưa. Vị trí nằm ở góc trên cùng phía phải màn hình.

Sau khi đăng nhập Webmail, bạn thấy chưa cần tùy chỉnh thêm, có thể bỏ qua Settings. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng lâu dài, đừng quên vào đó để thiết lập, đảm bảo đáp ứng nhu cá nhân hóa.

>>> Có thể bạn quan tâm: Ubuntu là gì? Điểm nổi bật của Ubuntu và So sánh với Windows

Reply Email hoặc tạo thư mới

Đây là phần căn bản nhưng quan trọng nhất trong cách sử dụng Webmail. Với hướng dẫn trên, bạn đã biết cách xem toàn bộ nội dung thư. Sau đó, tùy thuộc vào nhu cầu là phản hồi, xóa, in,…, hãy sử dụng các Button phía trên:

  • Reply: Phản hồi.
  • Reply All: Phản hồi tất cả.
  • Forward: Chuyển tiếp thư.
  • Delete: Xóa.
  • Print: In…

Khi muốn phản hồi hoặc tạo thư mới, bạn nên làm theo trình tự đầy đủ các bước. Cụ thể như sau:

  • Nhập địa chỉ Email người gửi vào phần “To”.
  • Thêm tiêu đề Subject và nội dung phía dưới.
  • Đính kèm file muốn gửi bằng cách nhấn “Attached a file”. Một cách thay thế là thực hiện kéo thả tệp từ máy tính vào.
  • Bấm “Send” nếu muốn gửi đi ngay hoặc “Save” lưu vào folder Draft.

Lưu ý là khi soạn thảo Email sẽ có hai chế độ trong “Editor Type”. Bạn chọn chế độ HTML sẽ định dạng được ký tự văn bản. Nếu không muốn chỉnh sửa mỗi lần, hãy vào Settings, chỉnh phần này thành mặc định Default.

Ngoài ra, trong Settings có một số cấu hình khác. Bạn có thể vào đó để chỉnh múi giờ và nhiều hơn thế.

Trên đây là một trong những ứng dụng cần biết để trao đổi, quản lý Email tốt hơn. Giao diện trực quan hóa, đơn giản, tối ưu tốc độ .

Chính vì thế, bất kỳ ai cũng đều dễ dàng làm quen và sử dụng thuần thục công cụ này. FPT tin rằng bạn cũng sẽ sớm làm việc hiệu quả hơn thông qua ứng dụng Webmail.

Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud

 

Webmail là gì? Tìm hiểu chức năng và hướng dẫn sử dụng Webmail