Chuyển đổi số là gì? Lợi ích, Phân biệt chuyển đổi số & số hóa

Chuyển đổi số đã và đang được tích cực đẩy mạnh. Tại Việt Nam, quá trình chuyển đổi này vẫn diễn ra trong mọi lĩnh vực của đời sống. Lợi ích của chuyển đổi số là không có gì cần bàn cãi. Mục đích của chuyển đổi số chính là đổi mới tư duy hoạt động, chuẩn hóa quá trình lưu trữ, tối ưu chi phí vận hành. 

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số hay Digital Transformation có thể hiểu là quá trình ứng dụng công nghệ số. Nhằm thay đổi cơ bản quy trình kinh doanh, đáp ứng sự thay đổi liên tục của thời đại số.

Hiểu theo cách đơn giản hơn, chuyển đổi số là tiến trình thay đổi cơ bản từ mô hình kinh doanh truyền thống sang mô hình kinh doanh hiện đại. Trong đó, việc áp dụng kỹ thuật số đóng vai trò trọng tâm trong tiến trình chuyển đổi này.

Thông qua việc ứng dụng Big Data, Intranet of Things, Cloud,... Hoạt động tại mỗi doanh nghiệp sẽ diễn ra một cách hiệu quả hơn, nâng cao đáng kể trải nghiệm cho khách hàng.

Vì sao phải chuyển đổi số?

Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu để mỗi tổ chức doanh nghiệp tiết giảm chi phí vận hành, tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao trải nghiệm khách hàng. Bên cạnh đó, quá trình này cũng giúp thông tin được chuẩn hóa và cung cấp nhanh chóng.

• Thay đổi tư duy quản lý và văn hóa tổ chức: Quá trình chuyển đổi số tạo nền tảng cơ bản để thay đổi tư duy quản lý và cách thức tổ chức hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Thông qua quá trình này, doanh nghiệp sẽ thích ứng nhanh với những biến đổi của thời đại số, từng bước cải thiện hiệu quả hoạt động.
• Thông tin và dữ liệu cung cấp nhanh chóng: Nhờ vào quá trình chuyển đổi số nhân sự trong mỗi doanh nghiệp có thể tiếp cận với nguồn dữ liệu lớn. Theo đó chỗ những chỉ số quan trọng như tỷ lệ chuyển đổi, mức độ hài lòng của khách hàng, chỉ số đo lường hiệu quả,.. Đều được tiếp cận một cách dễ dàng, theo dõi trực quan. Từ đó hỗ trợ phiếu nhà quản lý đưa ra quyết sách đúng đắn.
• Giảm tối đa chi phí vận hành: Việc ứng dụng công nghệ kỹ thuật số trong quy trình hoạt động giúp tội nghiệp tiết giảm đáng kể chi phí vận hành. Chẳng hạn hệ thống ngân hàng từ khi áp dụng thanh toán, chuyển khoản online không những tạo thuận lợi cho khách hàng mà còn giảm thiểu khá nhiều chi phí bàn giấy. Hầu hết giao dịch đều có thể tra cứu online.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Theo thống kê của Accenture, 91% khách hàng có xu hướng mua hàng theo đề xuất gợi ý phù hợp từ các nền tảng số. Nói cách khác, quá trình chuyển đổi số đã tạo điều kiện để phía doanh nghiệp cung cấp sản phẩm dịch vụ thu nhập hiệu quả lịch sử dữ liệu khách hàng. Từ đó, đưa ra chiến lược quảng cáo, bán hàng hiệu quả hơn.
• Tăng cường khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp: Có đến 93% doanh nghiệp được khảo sát cho rằng chuyển đổi số là yếu tố cần thiết để duy trì khả năng cạnh tranh. Chính việc áp dụng công nghệ số giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, tối ưu hóa quy trình hoạt động, thống kê đo được hiệu quả một cách chính xác hơn. Thông qua quá trình phân tích xu hướng tiêu dùng, chiến lược của từng đối thủ, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch hoạt động tối ưu nhất.

Sau một vài phân tích trên, chắc hẳn bạn đã hiểu lý do tại sao phải chuyển đổi số. Quá trình chuyển đổi này giống như một sự tất yếu mà mỗi tổ chức doanh nghiệp cần triển khai nếu không muốn bị tụt hậu.

Những lĩnh vực áp dụng chuyển đổi số

Chuyển đổi số cần triển khai trong mọi lĩnh vực. Trong đó phía cơ quan nhà nước và các tổ chức doanh nghiệp lại cần đặc biệt chú trọng đến việc áp dụng công nghệ số vào quy trình hoạt động.

Chuyển đổi số cơ quan Nhà nước

Việt Nam đang hướng đến xây dựng một chính phủ số. Nhằm loại bỏ quy trình thủ tục phức tạp tốn kém, tiết kiệm thời gian cho người dân và phía cơ quan công quyền. Trong một vài năm trở lại đây, công nghệ số ngày càng ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan  nhà nước.

Chẳng hạn như trước đây khi cần nộp thuế, người dân cần trực tiếp đến kho bạc nhưng giờ đây nhiều cơ quan đã cho phép người dân nộp thuế online. Toàn bộ giao dịch đều được lưu lại trên hệ thống ngân hàng người dân thực hiện thanh toán.

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số đá và đang được nhiều doanh nghiệp triển khai tích cực. Trong bối cảnh công nghệ phát triển bùng nổ như hiện nay, mỗi doanh nghiệp cần có bước chuyển mình để thích ứng với thời đại.

Việc chuyển đổi số trong mỗi doanh nghiệp chính là quá trình ứng dụng công nghệ số vào quy trình hoạt động. Chẳng hạn như dữ liệu thay vì lưu trữ theo dạng vật lý truyền thống thì sẽ được lưu trữ trên các ứng dụng điện toán đám mây. Nhờ đó doanh nghiệp có thể tiết giảm đáng kể chi phí đầu tư phần cứng, nhân sự bàn giấy.

Phân biệt chuyển đổi số và Số hóa

Chuyển đổi số và số hóa ra có vẻ như khá tương đồng. Tuy nhiên nếu phân tích cận kề, hai khái niệm này không phải là một như không ít người vẫn lầm tưởng lâu nay.

• Số hóa 

Xét về mặt khái niệm, số hóa hay digitization đơn giản là quá trình chuyển đổi tài liệu từ định dạng vật lý sang định dạng kỹ thuật số. Nhờ đó, việc quản lý lưu trữ có thể thực hiện linh hoạt tại bất kỳ đâu.

Mục đích của số hóa trong của doanh nghiệp là giúp đơn giản hóa công việc quản lý dữ liệu, giảm bớt công nghệ cho nhân viên bàn giấy. Đồng thời, chuẩn hóa quy trình quản lý lưu trữ dữ liệu còn tạo thuận lợi khi cách cần tra cứu thông tin.

• Chuyển đổi số 

Chuyển đổi số bao gồm cả quá trình số hóa. Nói chung, chuyển đổi số mang tính tổng quát và toàn diện hơn. Khi thực hiện quá trình chuyển đổi này có nghĩa tổ chức doanh nghiệp cần chuyển đổi toàn bộ mô hình. Đây là tiến trình thay đổi mang tính hệ thống ảnh hưởng đến tư duy hoạt động của toàn bộ tổ chức.

Quy trình chuyển đổi số chi tiết

Mỗi tổ chức doanh nghiệp khi cần chuyển đổi số phần tiến hành lần lượt theo 5 bước. Từ đánh giá nhu cầu thực tế cho đến thực hiện cam kết chuyển đổi.

Đánh giá hiện trạng và nhu cầu

Bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số, phía doanh nghiệp cần đánh giá chi tiết mô cầu và tình trạng chuyển đổi. Đội ngũ lãnh đạo cần xác định rõ quy trình tiến hành, thực trạng doanh nghiệp hiện tại.

Muốn làm tốt điều đó, ban lãnh đạo nên phân tích kỹ càng, chia nhỏ quy trình để đánh giá chuẩn xác hơn. Khi phần nào nắm rõ thực trạng, đội ngũ lãnh đạo nghiệp sẽ nắm rõ ưu điểm và hạn chế của quá trình đổi số với doanh nghiệp.

Đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số

Doanh nghiệp có sẵn sàng bước vào quá trình chuyển đổi số hay không còn dựa trên nhiều yếu tố đánh giá. Chẳng hạn như về mặt nhân lực, dữ liệu.

Nhân lực 

Nguồn nhân lực giữ một vai trò trọng tâm khi thực hiện chuyển đổi số. Bởi mọi công nghệ áp dụng điều hướng đến mục tiêu giúp con người làm việc một cách hiệu quả hơn. Thế nhưng công nghệ về cốt lõi chỉ giữ nhiệm vụ hỗ trợ chứ không thể thay thế con người làm việc hoàn toàn.

Vậy nên, con người cần đổi mới tư duy, thích ứng và làm chủ công nghệ. Áp dụng chúng vào quy trình làm việc để đạt hiệu quả tối ưu nhất. Trong quá trình đánh giá, bạn lãnh đạo doanh nghiệp cần khảo sát độ sẵn sàng của đội ngũ nhân sự. Trước khi chính thức bắt tay vào chuyển đổi số, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi huấn luyện nghiệp, thay đổi tư duy của nhân sự.

Dữ liệu 

Dữ liệu cũng là một yếu tố trọng tâm trong tiến trình chuyển đổi số. Chuẩn hóa dữ liệu sang dạng số thúc đẩy việc chuyển đổi diễn ra thuận lợi hơn.

Muốn vậy, phía doanh nghiệp nên tổng hợp, rà soát, đánh giá toàn bộ kho dữ liệu. Sau quá trình tổng hợp, rà soát, dữ liệu bắt đầu được chuyển đổi sang dạng file số. Việc chuyển dữ liệu cần thực hiện theo một quy trình cụ thể, tiến hành cẩn thận, phân mục rõ ràng để tạo thuận lợi cho công việc tra cứu sau này.

Lựa chọn công nghệ chuyển đổi số

Sau giai đoạn đánh giá hiện trạng, nhu cầu, doanh nghiệp đã có thể phần nào xác định cơ nghị chuyển đổi phù hợp. Chẳng hạn như nếu cần tập trung quản lý nhân lực, doanh nghiệp nên lựa chọn xây dựng hệ thống ERP chuyên nghiệp. Khi đó nếu như doanh nghiệp cần lưu trữ, dữ liệu khách hàng thì hệ thống CRM có vẻ như phù hợp hơn.

Trong suốt giai đoạn triển khai chuyển đổi số, doanh nghiệp nên thường xuyên trao đổi, tìm kiếm giải pháp thích hợp nhất. Thông thường trong giai đoạn đầu, cả khách hàng và nhân viên chắc chắn có phần hơi bỡ ngỡ. Tuy nhiên khi quy trình đã đi vào triển khai ổn định, mọi thành phần trong doanh nghiệp và khách hàng sẽ dần thích ứng.

Khuyến khích phản hồi

Việc chuyển đổi số chỉ được xem là thành công khi quá trình này ảnh hưởng tích cực đến đội ngũ lãnh đạo và nhân sự toàn doanh nghiệp. Chính vì thế ban lãnh đạo và toàn bộ nhân viên nên thường xuyên trao đổi, tìm giải pháp tối ưu.

Bất kỳ kế hoạch chuyển đổi nào đưa ra đội ngũ lãnh đạo cũng cần phải dựa trên phản hồi nhân viên và ý kiến của nhà chuyên môn. Trong đó, nhân viên chính là những người trực tiếp tiếp cận với quy trình làm việc chuyển đổi. Ý kiến đóng góp của họ luôn rất quan trọng.

Dựa trên cố vấn của các nhà chuyên môn và ý kiến của nhân viên, ban lãnh đạo nên tiếp thu một cách kịp thời. Và điều chỉnh kế hoạch chuyển đổi sao cho phù hợp với tình hình doanh nghiệp.

Cam kết chuyển đổi số

Bên cạnh yếu tố công nghệ, quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp còn bị chi phối bởi yếu tố văn hóa. Đôi khi thay đổi văn hóa còn phức tạp hơn so với thay đổi về mặt công nghệ.

Muốn đội ngũ nhân sự hiểu và đồng thuận với kế hoạch chuyển đổi, ban lãnh đạo nên đưa ra kế hoạch cụ thể, chi tiết. Kèm theo đó là cam kết hiệu quả rõ ràng.

Chuyển đổi số cần sử dụng với mọi tổ chức doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. Quá trình này mang tính toàn diện, thay đổi toàn hệ thống, giúp doanh nghiệp hoạt động một cách chuyên môn hóa hơn. Hy vọng góc tổng hợp chia sẻ trên đây đã giúp bạn hiểu rõ tại sao phải chuyển đổi số!

Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud

• Fanpage: https://www.facebook.com/fptsmartcloud
• Website: https://fptcloud.com/
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399