Gsuite là gì? Tính năng & Cách đăng ký Google Suite từ A – Z

Gsuite là bộ ứng dụng toàn năng đến từ Google với vô vàn sự tiện lợi cho người sử dụng. Hãy đọc bài viết dưới đây của FPT Cloud để biết cách khai thác triệt để nhất.

Thông tin cung cấp từ cơ bản đến chuyên sâu, giúp người tiếp cận lần đầu dễ dàng nắm bắt. Qua đó, bạn nhanh chóng biết phần nào trong tính năng hỗ trợ cho nhu cầu bản thân nhiều. Mục cuối là các bước cần thực hiện theo yêu cầu về tài khoản trước khi dùng.

G Suite là gì?

G Suite là gì? Đây là công cụ đến từ nhà phát triển Google. Nguyên lý hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây với rất nhiều ứng dụng. Những tên tuổi vốn đã quen thuộc với người dùng Internet như: Gmail, Drive, Docs, Sheet,…

Trước đây, thuật ngữ có một tên gọi khác là Google Apps for Work. Dù thế nào, mục đích luôn là phục vụ nhu cầu trao đổi, làm việc của cá nhân, tổ chức. Với sự tích hợp đa chức năng, hiện có hơn 5 triệu doanh nghiệp đang sử dụng.

Lợi ích dễ thấy chính là sự nhanh chóng, nhiều tiện ích trong khi chi phí thấp. Mỗi ngày, bộ công cụ vẫn luôn được tận dụng triệt để cho trao đổi Email, chat, gọi video, đặt lịch,…

>>> Có thể bạn quan tâm: FTP là gì? Phân tích phương thức hoạt động của FTP chi tiết

Vai trò của G Suite

Nhìn chung, G Suite Google đem đến nhiều lợi ích thiết thực, phục vụ đa dạng đối tượng. Từ những hoạt động cá nhân đến nhu cầu của các chuyên gia, bộ tiện ích đều đáp ứng được. Khả năng ứng dụng cho từng phân khúc người dùng sẽ có ngay sau đây.

Với người dùng

Đối với người dùng, chỉ cần một tài khoản G Suite, hiệu suất công việc được cải thiện đáng kể. Cụ thể như sau:

• Cho phép truy cập kho dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.
• Dễ dàng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu dung lượng lớn tới 30GB hoặc không giới hạn. Điều này tùy thuộc vào gói bạn đăng ký.
• Công nghệ gửi Email thông minh với bộ lọc chống spam hữu hiệu.
• Sử dụng chat và video call(Hangouts) để liên lạc với đối tác/khách hàng, xóa bỏ rào cản.
• Với bộ Office tiện dụng, bạn dễ dàng chia sẻ tài liệu trực tuyến.
• Cùng sự tích hợp nền tảng điện toán đám mây, dữ liệu được bảo mật tối đa.

Nhờ những tiện ích như vậy, mỗi cá nhân định hình phong cách làm việc chuyên nghiệp hơn. Không cần những đầu tư mạnh vào cơ sở hạ tầng phức tạp, bạn chỉ cần thiết bị kết nối Internet.

Với kỹ sư công nghệ

Các kỹ sư công nghệ thường yêu cầu những công cụ đáp ứng được kỹ thuật chuyên sâu. Thực tế chỉ ra G Suite vẫn thỏa mãn được phân khúc người dùng này. Không những vậy, chi phí cố định rất thấp, chỉ từ 2.5 USD/user.

Như đã biết, bộ tiện ích không cần sử dụng phần cứng. Chính nhờ thế, bạn tiết kiệm một lượng đáng kể ngân sách cài đặt, bảo trì,…

Nhờ nền tảng điện toán đám mây, người dùng dễ dàng tích hợp ứng dụng liên quan, phục vụ công việc. Từ một nhà cung cấp uy tín hàng đầu thế giới, thế nhưng G Suite không tính phí bản quyền.

Với doanh nghiệp

Doanh nghiệp chính là phân khúc đông đảo nhất đang khai thác triệt để các tính năng. Bởi lẽ, họ nhận thấy những chi phí cho việc lưu trữ dữ liệu giảm đáng kể. Năng suất lao động của đội ngũ nhân sự ngày một tăng cao.

Với thời đại mới, đầy biến động, doanh nghiệp cần thích ứng linh hoạt để tồn tại. G Suite chính là người bạn đồng hành, cung cấp các giải pháp hỗ trợ, san sẻ gánh nặng. Cũng bởi vậy, các công ty có thể dồn toàn lực cho các hạng mục phát triển.

Với công nghệ, một môi trường làm việc khoa học được hình thành thuận lợi hơn. Doanh nghiệp nội địa dễ dàng vươn mình, kết nối trong quy mô toàn cầu.

Tính năng có trong G Suite là gì?

Với những sự hỗ trợ tuyệt vời ở trên, nhiều người sẽ đặt ra câu hỏi về tính năng của G Suite là gì. Hãy tham khảo qua phần dưới đây để thấy công cụ phục vụ cho mọi hoạt động, nhu cầu.

Gmail

Gmail đã quá quen thuộc nhưng không phải ai cũng biết tiện ích này thuộc nhóm G Suite. Theo thống kê, dịch vụ Email đã có hơn 400 triệu tài khoản sử dụng. Bạn có thể nhanh chóng gửi thư điện tử và nhận theo thời gian thực.

Bên cạnh đó, công cụ này còn giúp lưu trữ lượng lớn Email trao đổi. Bạn không còn mất nhiều thời gian xóa Mail, phân cấp độ cần thiết. Việc quản lý hộp thư ngay cả khi đang offline, lọc spam, bảo mật,… đều phát triển vượt trội.

Google Calendar

Với Google Calendar, các cá nhân và tổ chức có thể lên lịch, sắp xếp cuộc hẹn, công việc trực tuyến,… Thao tác thực hiện vô cùng đơn giản chỉ thông qua vài cú nhấp chuột để hoàn tất.

Bên cạnh đó, tiện ích này của G Suite giúp bạn chia sẻ lịch làm việc cá nhân. Khi được cấp quyền, bạn cũng có thể tham khảo lịch trình của đồng nghiệp. Nhờ thế quá trình hợp tác, hỗ trợ chủ động hơn rất nhiều.

Google Docs

Google Docs tiếp tục là một tiện ích đã khá quen thuộc với người sử dụng. Công cụ hỗ trợ hầu hết các tính năng như trên Word. Việc soạn thảo văn bản, chỉnh sửa và thay đổi đều thao tác trực tuyến.

Dù ở nơi đâu, bạn cũng có thể làm việc với tài liệu và cập nhật thay đổi theo thời gian thực. Google Docs nổi bật với khả năng công tác, cho phép người khác cùng tham gia đóng góp.

Google Drive

Drive chính là tiện ích làm nổi bật sự hoàn hảo của G Suite. Các cá nhân và tổ chức sử dụng để lưu trữ dữ liệu gồm văn bản, hình ảnh, video,… Khả năng thu thập data với dung lượng khổng lồ này có được nhờ nền tảng đám mây.

Bạn được phép sao lưu, đồng bộ tất cả tập tin từ máy tính/thiết bị di động. Từ đó, quá trình tiếp tục chuyển sang Google Drive và chia sẻ cho người dùng khác có nhu cầu.

Google Hangouts

Hangouts được sử dụng để thực hiện các cuộc họp video trực tuyến. Bạn có thể dùng trên các thiết bị di động và máy tính xách tay. Ưu thế hơn hẳn so với ứng dụng khác là có khả năng đồng bộ với các tiện ích trên Google.

Chỉ với vài thao tác, bạn và người nghe dễ dàng trao đổi thông tin một cách thuận tiện. Nhờ thế, hiệu quả họp nhóm tăng cao hơn đáng kể.

Google Site

Đây có thể là một tiện ích khá xa lạ với nhiều người khi tìm hiểu G Suite. Thông qua đó, doanh nghiệp tạo ra một mạng nội bộ. Họ sử dụng để chia sẻ, cập nhật, truyền các loại thông tin, dữ liệu khác nhau.

Định dạng được Google Site hỗ trợ rất đa dạng. Bạn không cần bất kỳ chuyển đổi với các tệp đang ở hình thức: doc, xls, csv, ppt, pdf, txt,…

Google Vault

Đây thực sự là một ứng dụng quan trọng đối với người dùng G Suite phiên bản Business và Enterprise. Thông qua đó, bạn được phép tìm kiếm, trích xuất dữ liệu để tạo eDiscovery.

Kỹ thuật này có nghĩa là khám phá thông tin ở định dạng điện tử. Đây có thể được xem là đặc quyền vô cùng hữu ích với nhóm đăng ký gói tài khoản này.

Ưu – nhược điểm của G Suite

Từ các phần trên, bạn chắc hẳn đã đoán ra được những ưu điểm đến từ G Suite. Tuy vậy, với đặc thù về kỹ thuật cùng sự thay đổi nhanh chóng, nhược điểm là khó tránh khỏi. Bạn nên tìm hiểu thêm để biết đây có phải sự lựa chọn phù hợp dành cho mình.

>>> Có thể bạn quan tâm: Framework là gì? Khám phá top Web Framework & tính năng

So sánh G Suite và ứng dụng Gmail miễn phí

Mặc dù đã qua tìm hiểu G Suite, thế nhưng nhiều người vẫn nhầm lẫn với Gmail. Vì thế, phần dưới đây sẽ so sánh tính năng của hai tiện ích này. Thực chất, có rất nhiều đặc điểm khác nhau để bạn phân biệt.

Dung lượng lưu trữ

Gmail chỉ cung cấp 15GB dung lượng miễn phí. Trong khi đó, mỗi người dùng G Suite sẽ nhận được 30GB.

Khi nâng cấp lên gói Business hoặc Enterprise, bạn sẽ thấy điều tuyệt vời hơn nữa. Đó chính là khả năng lưu trữ không giới hạn trên điện toán đám mây.

Quảng cáo và spam

Khi sử dụng Gmail, các tài khoản người dùng thường xuyên bị spam. Bạn thấy trong hòm thư của mình là các quảng cáo tràn lan. Đôi khi, những thư quan trọng lại bị rơi vào Junk Mail.

Trái lại, khi trải nghiệm G Suite bạn hoàn toàn yên tâm. Công cụ không chứa quảng cáo đối với tài khoản doanh nghiệp. Bạn được tập trung 100% vào Email trao đổi của mình.

Cộng tác nhóm

Phải nói rằng, G Suite có tính năng tạo hộp thư cộng tác nhóm vô cùng tuyệt vời. Đây là điều không phải dịch vụ Email nào cũng có được.

Giả sử, bạn tạo một tài khoản đại diện cho nhóm hoặc phòng ban trong công ty. Sau đó, Email của thành viên được gán vào Group này. Nhờ thế, việc trao đổi thông tin được truyền tải nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

Xét duyệt Email

Bạn có một nhóm nhân viên mới đang tập làm quen với việc trao đổi cùng khách hàng. Vì thế, việc sử dụng Email chưa chuyên nghiệp là điều khó tránh khỏi. Đó có thể là:

• Sai tiêu đề.
• Câu văn chưa đúng trọng tâm.
• Gửi sai người…

Nếu không được xét duyệt sẽ dẫn đến nhiều rủi ro về cả bảo mật, tài chính và danh tiếng. Vì thế, cấp quyền xét duyệt cho quản trị viên rất quan trọng. Bạn có quyền kiểm tra và chỉnh sửa trước khi chính thức gửi đi.

Bản sao Email – bằng chứng pháp lý

Đối với Gmail miễn phí, người dùng không thể khôi phục sau khi đã xóa nội dung Email. Tại G Suite, Admin có thể thiết lập bản sao kể cả khi thư bị loại bỏ.

Điều này là vô cùng hữu ích với cả doanh nghiệp và cá nhân. Quá trình kiện cáo, thủ tục pháp lý đều cần bằng chứng rõ ràng. Vì thế, còn gì tốt hơn khi kết hợp khả năng lưu trữ vô tận và khôi phục nhanh chóng chứng cứ.

Email tên miền

Với Gmail, mọi người đều chỉ tạo được tài khoản có gắn đuôi @gmail.com. Điều này khiến doanh nghiệp mất đi cơ hội nhận diện và thể hiện tính chuyên nghiệp.

Trong khi đó, G Suite làm rất tốt tính năng hỗ trợ. Account tạo ra có đuôi kết thúc bằng tên miền của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, quản trị viên có thể thêm 30 bí danh Email cho người dùng và hoàn toàn miễn phí.

Cách đăng ký tài khoản G Suite

Với những lợi thế đến từ GSuite, bạn chắc chắn đã có đủ niềm tin để đăng ký tài khoản. Thông qua một số bước thiết lập cơ bản dưới đây là bạn đã có thể khai thác trọn bộ tính năng.

• Đăng nhập vào trang web chính thức của Google G Suite và bấm nút “Get Started” để bắt đầu.
• Điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp theo yêu cầu từ hệ thống và bấm “Next”.
• Hệ thống xuất hiện bảng thông báo với yêu cầu về tên, Email và số điện thoại của bạn. Hãy đáp ứng điều kiện đó và tiếp tục nhấn “Next”.
• G Suite hỏi bạn đã sở hữu tên miền chưa. Nếu đã mua Domain, hãy nhấn “Yes”. Trong trường hợp chưa có và cần đăng ký tên miền mới, nhấp “No”.
• Nếu phía trên bạn chọn “Yes”, tại bước này hãy nhập Domain.
• Điền thông tin đăng nhập tương ứng để tạo tài khoản G Suite.
• Hệ thống hiển thị thông báo mới, bạn bấm “Start” và nhập thông tin user doanh nghiệp.
• Tiến hành truy cập vào trang quản trị tên miền rồi tạo các DNS Record theo giá trị Google cung cấp.
• Khi đã hoàn thành, người dùng quay lại trang đăng ký G Suite và bấm “Verify Domain & Setup email”.

Bạn cần lưu ý rằng, quá trình này có thể sẽ mất từ 30 phút cho đến 24 giờ. Thời gian cụ thể phụ thuộc vào tốc độ cập nhật của hệ thống quản lý DNS tên miền.

Trên đây là thông tin về bộ tiện ích dành cho cá nhân cũng như tổ chức, doanh nghiệp. Nền tảng được biết đến với sự tích hợp đa chức năng, khả năng lưu trữ vô hạn, bảo mật,…

Tùy vào mục đích sử dụng, người dùng có thể đăng ký cho mình gói trải nghiệm phù hợp nhất. FPT Cloud tin rằng bạn sẽ sớm hài lòng với những trải nghiệm đến từ G Suite.

Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud

• Website: https://fptcloud.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/fptsmartcloud
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399