CRM là gì? Quy trình triển khai hệ thống CRM chi tiết nhất

CRM hệ thống phần mềm quản lý quan hệ khách hàng - sự kết hợp của chiến lược và công nghệ với mục tiêu gia tăng tính bền chặt trong mối quan hệ của doanh nghiệp, tổ chức với khách hàng. Nhờ CRM mà các doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý các thông tin liên quan đến khách hàng của mình. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu chi tiết hơn về CRM là gì và quy trình triển khai của nó qua bài viết dưới đây nhé! 

>>> Xem thêm: Top 16+ dịch vụ lưu trữ đám mây: so sánh, lợi ích, cách hoạt động

1. CRM là gì ?

CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng, là từ viết tắt thông dụng của cụm Customer Relationship Management. Khái niệm này được hiểu là cách giúp doanh nghiệp quản lý các tương tác với khách hàng, đây là nền tảng cơ bản để tạo nên mối quan hệ trong kinh doanh. Và cụ thể quản lý quan hệ khách hàng ở đây hướng tới là: 

• Khách hàng: Là những người, đối tượng tiêu dùng hàng hóa dịch vụ nói chung. Họ là những người có khả năng lựa chọn các sản phẩm và nhà cung cấp khác nhau.
• Mối quan hệ trong kinh doanh: Ở đây mối quan hệ kinh doanh là doanh nghiệp với khách hàng, đối tác mà tổ chức đó thường xuyên thực hiện các giao dịch. Điều này giúp bạn có thể dễ dàng đánh giá và thấu hiểu khách hàng của mình, từ đó đưa ra những chiến lược hiệu quả để xây dựng mối quan hệ bền chặt và vững mạnh hơn nữa. 
• Quản lý: Đây là hoạt động chủ yếu của CRM, nhằm mục tiêu giúp doanh nghiệp kiểm tra, giám sát đối tượng khách hàng cụ thể. Hoạt động này tạo nên những module lớn có thể giúp tổ chức nắm bắt nhu cầu và giải quyết cho khách hàng của mình. Hoạt động này sẽ xoay quanh khách hàng, lấy khách hàng là trung tâm và mọi hoạt động của công ty sẽ được xây dựng dựa trên chủ thể đó.

2. Mục đích của việc sử dụng CRM?

2.1 Cung cấp  thông tin cần thiết đầy đủ và chính xác

Hệ thống sẽ luôn có những sơ đồ xác thực kết hợp với tính năng cập nhập dữ liệu tự động hóa, bạn có thể dễ dàng kiểm tra tính chính xác của dữ liệu.

Nhà quản lý có thể xem nhanh các dữ liệu và nắm bắt được các thông tin cơ bản như: Số lượng khách hàng hiện có đang là bao nhiêu? Số lượng khách hàng so với quý trước có thâm hụt không? Doanh thu hiện là bao nhiêu? Ai là người chốt nhiều deal nhất?

2.2 Kết nối với khách hàng ở mọi nền tảng

Sử dụng CRM là một cách hiệu quả giúp bạn tiếp cận đến nhiều đối tượng khách hàng thông qua các phương tiện truyền thông như website, mạng xã hội, điện thoại,... Phần mềm CRM này sẽ cho bạn biết tất tần tật các điểm tiếp cận khách hàng liên quan đến quy trình bán hàng. Từ đó bạn có thể đưa ra hệ thống kênh liên lạc với khách hàng hiệu quả nhất.

2.3 Kết nối các nhân viên với nhau

Nếu có đầy đủ những thông tin cơ bản và cần thiết về khách hàng và môi trường theo thời gian thực thì sẽ giúp các nhân viên tiết kiệm thời gian và phối hợp ăn ý với nhau hơn. Tránh những sự việc tiếp thị quá nhiều lần cho cùng 1 người.

3. Quy trình hoạt động của CRM

Quy trình hoạt động của CRM bao gồm 3 bước cơ bản như sau: 

3.1 Tư vấn bán hàng (CRM Sales)

Đây là bước đầu tiên trong quy trinh CRM và cũng là bước cực kỳ quan trọng. Đây là hoạt động triển khai Sales qua các hình thức như: Gửi thư, báo giá, gọi điện, ký hợp đồng, giao dịch thanh toán, báo cáo công nợ…

Sales là nhân viên bán hàng và chắc chắn rồi nhiệm vụ của nhân viên bán hàng là liên tục tìm các đầu mối để chuyển hóa chúng thành cơ hội, thương vụ làm ăn tiềm năng, đồng thời luôn giữ vị trí theo sát các khách hàng nhằm mục đích cuối cùng đó là đóng ký hợp đồng. 

Và sau hợp đồng, Account Manager sẽ là những người trực tiếp lên kế hoạch, triển khai, tiến hành thực hiện, tư vấn, thu tiền, cũng như đòi nợ. Thông thường, một Account Manager sẽ chỉ chăm sóc một số lượng khách hàng cụ thể vừa phải, và luôn giữ mối quan hệ thân thiết với nhóm đối tượng đó.

3.2 Truyền thông (CRM Marketing)

CRM Marketing là quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn thời gian trong khâu phân loại, chăm sóc khách hàng theo từng nhóm cụ thể, kích thích người mua hàng qua các công cụ Automation Marketing, ví dụ như: Email marketing, SMS marketing,…

Đồng thời, những phần mềm này luôn được đảm bảo nghiêm ngặt về tính kịp thời, chính xác những công tác phản hồi tới khách hàng.

Không chỉ vậy, quy trình này còn giúp người làm Marketing có điều kiện để phát huy sự sáng tạo cũng như tích lũy kinh nghiệm về các kỹ năng phân tích thông tin. Bên cạnh đó, còn giúp đỡ Team sales dễ dàng theo dõi, cập nhập dữ liệu khách hàng qua hệ thống.

3.3 Dịch vụ sau bán (CRM Services)

Là một trong những bước rất quan trọng trong việc tăng thiện cảm, níu giữ khách hàng và kích thích khách hàng quay lại với doanh nghiệp, CRM service có thể được thể hiện bằng các hoạt động như: giảm giá, chiết khấu phần trăm, tặng quà, gửi lời chúc trong những ngày lễ tết…

>>> Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về OTP là gì | Ứng dụng của OTP ngày nay

4. Những lợi ích của việc triển khai CRM cho doanh nghiệp

Tăng khả năng xác định và quản lý khách hàng tiềm năng

Hệ thống CRM sẽ thu thập các nguồn thông tin dữ liệu của khách hàng từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Qua các điểm tiếp xúc của khách hàng với doanh nghiệp, cụ thể như: Website, Hotline, Email, Các trang mạng xã hội,...

Thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu thông tin khách hàng, doanh nghiệp có thể dễ dàng lưu trữ những thông tin cần thiết về khách hàng, giúp doanh nghiệp có thể tiến hành phân tích, từ đó phát hiện ra những cơ hội kinh doanh mới. Cách thức này giúp nâng cao khả năng xác định được khách hàng tiềm năng cũng như quản lý hệ thống khách hàng này một cách dễ dàng hơn. 

Nâng cao năng suất của nhân viên

Phần mềm CRM giúp tạo ra một môi trường làm việc có khả năng tập trung cao, từ đó nâng cao khả năng chia sẻ thông tin dựa trên những dữ liệu của khách hàng đã được lưu trữ trong mạng lưới hệ thống.

Từ đó, nhân viên dễ dàng phân bố thời gian và lịch trình công việc một cách khoa học và có hiệu quả. Nhân viên kiểm soát tốt thời gian trong những cuộc gọi với khách hàng, gọi cho ai, gọi trong bao lâu, tránh được sự sơ sót hay bỏ lỡ trong công việc. 

Tối ưu quy trình sale và phục vụ khách hàng 

CRM giúp doanh nghiệp và tổ chức có thể cập nhập, lưu trữ cũng như tìm kiếm các thông tin của khách hàng một cách đơn giản, tiến hành phân tích những chiến lược hợp lý và hiệu quả cho doanh nghiệp. Đây là một điểm cộng rất lớn vì nó giúp công ty có thể tối ưu hóa hơn trong các quá trình bán hàng và chăm sóc khách hàng. 

Cải thiện những trải nghiệm cho khách hàng, đồng thời nâng cao doanh số bán hàng

Phần mềm CRM có thể hỗ trợ doanh nghiệp so sánh tình hình doanh số qua từng thời điểm và đưa ra bài toán dự đoán tương lai dễ dàng hơn. Từ đó, giúp doanh nghiệp phát hiện những rủi ro tiềm ẩn để kịp thời đưa ra các giải pháp, đẩy mạnh doanh số bán hàng. 

Đồng thời, nhờ CRM có các thông tin hữu ích được lưu trữ góp phần thúc đẩy phát triển mối quan hệ lâu dài, gắn bó giữa khách hàng và doanh nghiệp. Khách hàng cũ sẽ cảm thấy được trân trọng khi bạn luôn để tâm huyết và quan tâm họ một cách nghiêm túc như: ngày sinh, sở thích cũng như nhu cầu,…

>>> Xem thêm: Tận hưởng làm việc từ xa dễ dàng với Remote Desktop - Tìm hiểu ngay!

5. Quá trình triển khai hệ thống CRM

5.1 Bước 1: Các bước chuẩn bị trước khi triển khai hệ thống CRM

• Xác định mục tiêu cuối cùng của hệ thống CRM

Để chuẩn bị kỹ càng trước khi tiến hành hệ thống CRM bạn phải xác định được đích mà bạn muốn đến. Bạn có thể tìm được mục tiêu chính xác thông qua quá trình thảo luận với các bên liên quan, bao gồm khách hàng. Cách này sẽ giúp bạn khoanh vùng và giới hạn được phạm vi của dự án cũng như đảm bảo đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng.

• Lựa chọn hệ thống CRM thích hợp nhất với doanh nghiệp

Để phù hợp với nhu cầu của tổ chức, việc lựa chọn ra được một phần mềm hệ thống CRM tương thích là rất quan trọng. Công việc này đòi hỏi bạn phải có quá trình đánh giá, phân tích tỉ mỉ cách loại CRM hiện có trên thị trường về các mặt như: tính năng, chi phí và khả năng tích hợp.

• Chuẩn bị dữ liệu cần thiết

Để triển khai hệ thống CRM, bạn phải chuẩn bị dữ liệu cần thiết, bao gồm việc: sao lưu, dọn dẹp dữ liệu, xác định và nhập dữ liệu các dữ liệu cần thiết vào hệ thống.

5.2 Bước 2: Tối ưu hóa và triển khai CRM phù hợp với doanh nghiệp

• Tùy chỉnh, cấu hình của hệ thống CRM

Khi đã chuẩn bị xong các bước trước khi triển khai CRM thì bạn cần tùy chỉnh và cấu hình sao cho thích hợp với môi trường và nhu cầu của doanh nghiệp. Tùy chỉnh ở đây có thể thể hiện qua các mẫu email, báo cáo, bảng điều khiển,...

• Đào tạo nhân viên

Để tối đa hóa hiệu quả mà hệ thống CRM có thể mang lại, các nhân viên của doanh nghiệp phải được đào tạo bài bản và nâng cao về trình độ, cũng như nhận biết cách thức để sử dụng và quản lý hệ thống một cách hiệu quả, giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trơn tru.

• Xác định hiệu quả

Và để tối ưu hóa quy trình làm việc và triển khai hệ thống CRM, doanh nghiệp cần xác định các quy trình làm việc hiệu quả, như các quy trình: tiếp nhận khách hàng, bán hàng, chăm sóc khách hàng và hỗ trợ sau mua.

5.3 Bước 3: Thực hiện và quản lý quá trình triển khai hệ thống CRM

• Chuẩn bị cơ sở hạ tầng và những công cụ cần thiết để triển khai CRM

Để đảm bảo hệ thống CRM hoạt động trong điều kiện tốt nhất, phục vụ tốt cho doanh nghiệp, bạn cần chuẩn bị cơ sở hạ tầng ổn định và các công cụ cần thiết cho quá trình như: phần cứng, phần mềm, mạng, cơ sở dữ liệu,...

• Triển khai và quản lý quá trình tiến hành hệ thống CRM

Sau khi tất cả đã hoàn thành, bạn chỉ cần tiến thành thực hiện triển khai hệ thống CRM và giám sát hoạt động triển khai. Nhà quản trị sẽ tiến hành tham gia quản lý và theo dõi quá trình triển khai đảm bảo phát hiện xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh. Đồng thời, đánh giá tiến độ và kết quả để điều chỉnh chiến lược, bảo đảm cho kế hoạch đi đúng đúng tiến độ đề ra.

6. Thành công và thất bại của dự án triển khai CRM

Các yếu tố quan trọng trong quá trình triển khai hệ thống CRM

Để triển khai CRM thành công, cần quan tâm đến 2 yếu tố quan trọng sau:

Các yếu tố bên trong:

• Chiến lược CRM: Để doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả, hệ thống thì tất cả mọi hoạt động đều phải có chiến lược quy trình chi tiết, cụ thể. Đặc biệt, những nhà quản trị cấp cao cần phải đưa ra chiến lược quản trị khách hàng một cách đúng đắn và phù hợp với doanh nghiệp, cung như nhu cầu của khách hàng.

• Con người: Con người luôn là một trong những nhân tố quan trọng hàng đầu của mỗi doanh nghiệp, tác động, quyết định đến kết quả cuối cùng của hoạt động CRM. Chính vì thế, đồi hỏi nhân viên công ty luôn phải nâng cao ý thức trong việc sáng tạo, bổ sung kiến thức cho bản thân.

• Văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa của công ty là một trong những giá trị tinh thần, có ảnh hưởng, tác động rất nhiều đến công suất và mức độ hiệu quả công việc của doanh nghiệp. Vì vậy, hãy tạo một môi trường doanh nghiệp có ý thức, văn hóa cao như: luôn đi làm đúng giờ, nhân viên năng động, sáng tạo, tự giác trong công việc.

• Công nghệ: Hiện nay, có rất nhiều phần mềm hệ thống CRM được phát hành trên thị trường, chính vì vậy, khi doanh nghiệp quyết định tiến hành áp dụng công nghệ vào tổ chức cần cân nhắc nhiều yếu tố phụ thuộc vào hệ thống.

Các yếu tố từ bên ngoài:

• Công chúng: Báo chí, truyền thông, mạng xã hội,... có ảnh hưởng rất lớn đến cái nhìn của khách hàng và thị trường đối với doanh nghiệp

• Văn hóa của thị trường: Đây cũng là một trong những yếu tố phải cân nhắc trước khi bắt đầu phát triển sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp.

• Nhu cầu khách hàng: Đồng thời, nhu cầu mà khách hàng hướng tới cũng là yếu tố then chốt phản ánh sự thành bại trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Và để đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của khách hàng, cũng như xây dựng nên mối quan hệ thân thiết giữa doanh nghiệp và khách hàng thì trước tiên chúng ta cần phải hiểu khách hàng, biết họ mong muốn những gì, và cần gì từ doanh nghiệp?

Nguyên nhân thất bại khi triển khai CRM và cách tránh

Có một số nguyên nhân có thể dẫn đến thất bại của doanh nghiệp khi triển khai hệ thống quan lý quan hệ khách hàng, dưới đây sẽ là những nguyên nhân tiêu biểu cũng như cách ứng phó với chúng:

• Tính bảo mật: Bảo mật luôn phải được coi là yếu tố quan trọng hàng đầu của các doanh nghiệp, nếu tổ chức coi nhẹ vấn đề này, thì đây sẽ trở thành nguyên nhân thất bại chết người cho chính doanh nghiệp đó. Chính vì vậy, đừng nên quá tiết kiệm và chi li trong các vấn đề liên quan đến bảo mật trong quá trình lựa chọn phần mềm CRM phù hợp nhất.
• Sự quyết tâm: CRM là một trong những cách quản lý hiệu quả, tuy nhiên triển khai CRM không phải là một quá trình đơn giản mà nó đòi hỏi rất nhiều nỗ lực và công sức của cả một hệ thống. Có rất nhiều doanh nghiệp phải mất một khoảng thời gian dài trải qua nhiều lần chuyển đổi sử dụng phần mềm CRM vì không phù hợp. Vì vậy, nếu muốn thành công trên con đường này, doanh nghiệp phải nghiêm túc, tâm huyết và theo đuổi đến cùng.
• Sự đơn giản: Nhiều doanh nghiệp mới đầu quá vội vã mà triển khai những phần mềm quá phức tạp, dân đến không hiệu quả mà còn tốn thời gian. Chính vì thế, bước đầu tổ chức nên đi từ những bước cơ bản và đơn giản, dễ hiểu, xây dựng từ căn bản rồi mới từ từ nâng cấp hệ thống lên cao hơn.

Những bài viết liên quan:

• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là gì? Top 9 hệ quản trị csdl phổ biến
• CentOS là gì? Hướng dẫn cài đặt hệ điều hành CentOS hiệu quả
• Kafka là gì? Giới thiệu tổng quan về Kafka chi tiết từ A – Z
• PostgreSQL là gì? Tìm hiểu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu PostgreSQL

Triển khai hệ thống CRM là một quá trình dài yêu cầu nhiều yếu tố như: thời gian, tiền bạc,... nó không phải là một quá trình đơn giản. Nhưng nếu kiên trì nỗ lực thì lợi nhuận cũng như thành công sẽ sớm đến với bạn và doanh nghiệp của mình. Mong rằng bài viết trên chia sẻ CRM là gì cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết, giúp ích cho quá trình triển khai CRM của bạn.