GDPR là gì? Tất tần tật những điều cần biết về GDPR

GDPR là gì? Bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày càng trở nên cấp thiết trong bối cảnh số hóa bùng nổ. Bài viết dưới đây, FPT Cloud sẽ chia sẻ chi tiết hơn về quy định GDPR và những nguyên tắc để không vi phạm quy định này.

>>> Xem thêm: Dịch vụ sao lưu dữ liệu cho doanh nghiệp uy tín, chất lượng

1. GDPR là gì?

GDPR, viết tắt của General Data Protection Regulation, là quy định do Liên minh châu Âu ban hành nhằm mục đích bảo vệ quyền riêng tư và dữ liệu cá nhân của công dân EU. Quy định này áp dụng cho tất cả các tổ chức thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của người dân EU, bất kể tổ chức đó có trụ sở ở đâu.

Điểm nổi bật của GDPR:

• Tăng cường quyền kiểm soát của cá nhân đối với dữ liệu của họ: Cá nhân có quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa và yêu cầu ngừng xử lý dữ liệu cá nhân của họ.
• Yêu cầu minh bạch về cách thức thu thập và sử dụng dữ liệu: Các tổ chức phải thông báo cho cá nhân về cách thức họ thu thập, sử dụng và chia sẻ dữ liệu cá nhân.
• Nâng cao an ninh dữ liệu: Các tổ chức phải thực hiện các biện pháp bảo mật thích hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi bị truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích hoặc tiết lộ.
• Áp dụng các biện pháp trừng phạt nghiêm khắc đối với các vi phạm: Các tổ chức vi phạm GDPR có thể bị phạt tới 4% doanh thu toàn cầu hàng năm hoặc 20 triệu EUR, tùy theo mức nào cao hơn.

GDPR đã tạo ra tác động đáng kể đến cách thức các tổ chức thu thập, sử dụng và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Quy định này đã giúp nâng cao nhận thức về quyền riêng tư dữ liệu và trao cho cá nhân quyền kiểm soát nhiều hơn đối với dữ liệu của họ.

2. Nguyên tắc và nền tảng của GDPR

2.1. Nguyên tắc

Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) đề ra 7 nguyên tắc cốt lõi nhằm trao quyền cho người dùng và tăng cường trách nhiệm cho các tổ chức thu thập dữ liệu cá nhân. 

• Hợp pháp, minh bạch và công bằng: Việc thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân phải dựa trên cơ sở hợp pháp, được thông báo rõ ràng và minh bạch với người dùng.
• Mục đích cụ thể : Dữ liệu chỉ được thu thập cho những mục đích cụ thể, rõ ràng và được xác định trước. Việc sử dụng dữ liệu phải phù hợp với mục đích đã được thông báo.
• Giảm thiểu dữ liệu: Chỉ thu thập dữ liệu tối thiểu cần thiết cho mục đích xử lý. Dữ liệu không liên quan hoặc không cần thiết phải được loại bỏ.
• Chính xác và cập nhật: Dữ liệu cá nhân phải được giữ chính xác và cập nhật khi cần thiết.
• Hạn chế lưu trữ: Dữ liệu chỉ được lưu trữ trong khoảng thời gian cần thiết cho mục đích xử lý. Sau khi hết thời hạn, dữ liệu phải được xóa hoặc ẩn danh.
• Bảo mật và bảo vệ: Áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích, tiết lộ, thay đổi hoặc hủy trái phép.
• Trách nhiệm giải trình: Tổ chức chịu trách nhiệm tuân thủ các nguyên tắc GDPR và có thể chứng minh được việc tuân thủ này.

>>> Xem thêm: Cloud Desktop – Dịch vụ máy tính ảo cho doanh nghiệp

2.2. Nền tảng

Nhằm trao quyền cho cá nhân trong việc kiểm soát thông tin cá nhân của họ, 7 nguyên tắc sau đây được đề ra như nền tảng bảo vệ:

• Quyền xóa bỏ: Chủ thể dữ liệu có quyền yêu cầu xóa bỏ dữ liệu cá nhân (PII) của họ khỏi hệ thống lưu trữ. Điều này mang lại cho họ sự tự chủ trong việc quyết định những thông tin nào được lưu giữ và chia sẻ.
• Quyền truy cập: Cá nhân có quyền theo dõi và giám sát những dữ liệu cá nhân của họ đang được lưu trữ. Quyền này đảm bảo tính minh bạch và cho phép cá nhân xác minh tính chính xác của thông tin.
• Quyền phản đối: Chủ thể dữ liệu có quyền phản đối việc sử dụng hoặc xử lý dữ liệu cá nhân của họ trong một số trường hợp nhất định. Quyền này giúp họ kiểm soát cách thức dữ liệu của họ được sử dụng và bảo vệ chống lại việc sử dụng sai mục đích.
• Quyền cải chính: Cá nhân có quyền sửa chữa hoặc cập nhật dữ liệu cá nhân của họ nếu thông tin đó không chính xác hoặc không đầy đủ. Quyền này đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin cá nhân.
• Quyền luân chuyển: Chủ thể dữ liệu có quyền truy cập và di chuyển dữ liệu cá nhân của họ sang một hệ thống khác. Quyền này giúp họ dễ dàng chuyển đổi giữa các dịch vụ và duy trì quyền kiểm soát đối với thông tin của mình.

3. Tác động của quy tắc GDPR đến doanh nghiệp 

Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) mang đến nhiều thay đổi quan trọng, ảnh hưởng đáng kể đến cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Thay vì chỉ tập trung vào việc tuân thủ các quy định, doanh nghiệp cần chủ động xây dựng văn hóa tôn trọng dữ liệu cá nhân, lấy khách hàng làm trung tâm.

• GDPR quy định rõ ràng trách nhiệm của cả bên kiểm soát và bên xử lý dữ liệu. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi đối tác đều tuân thủ quy định, đồng thời xây dựng quy trình nội bộ chặt chẽ để quản lý dữ liệu hiệu quả.
• Doanh nghiệp cần minh bạch về cách thức thu thập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu cá nhân của khách hàng. Khách hàng có quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa dữ liệu của họ, đồng thời yêu cầu doanh nghiệp ngừng xử lý dữ liệu nếu không cần thiết.

• GDPR yêu cầu doanh nghiệp áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích, tiết lộ hoặc hủy hoại.
• Tuân thủ GDPR giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro vi phạm dữ liệu, đồng thời nâng cao uy tín thương hiệu và niềm tin của khách hàng.
• Doanh nghiệp có thể biến GDPR thành lợi thế cạnh tranh bằng cách thể hiện cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng, từ đó thu hút và giữ chân khách hàng tốt hơn.

>>> Xem thêm: File storage là gì? Lợi ích và phân biệt với Block Storage

4. Tầm quan trọng của việc tuân thủ GDPR

Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) được xem là luật bảo vệ dữ liệu cá nhân nghiêm ngặt nhất hiện nay, trao quyền kiểm soát cho khách hàng thông qua việc ban hành và duy trì các quyền cơ bản liên quan đến dữ liệu cá nhân của họ. Điều này mang lại lợi ích cho cả khách hàng và doanh nghiệp.

Đối với khách hàng:

• Kiểm soát dữ liệu cá nhân: Khách hàng có quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế xử lý, yêu cầu chuyển giao dữ liệu và phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân của họ.
• Bảo mật dữ liệu: Doanh nghiệp có nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng an toàn khỏi truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích, tiết lộ hoặc hủy hoại.

Đối với doanh nghiệp:

• Tạo dựng danh tiếng: Tuân thủ GDPR giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín với khách hàng, thể hiện cam kết bảo vệ quyền riêng tư và dữ liệu cá nhân của họ.
• Cải thiện bảo mật thông tin: GDPR thúc đẩy doanh nghiệp nâng cao năng lực bảo mật thông tin, giảm thiểu rủi ro vi phạm dữ liệu và tiết kiệm chi phí bảo trì.
• Quyết định hiệu quả hơn: Việc quản lý dữ liệu cá nhân minh bạch giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu chính xác và cập nhật.

5. Các bước để đạt tuân thủ GDPR đối với các doanh nghiệp 

Lập sơ đồ dữ liệu người dùng được thu thập:

• Liệt kê tất cả các loại dữ liệu người dùng được thu thập, bao gồm cả dữ liệu cá nhân và phi cá nhân.
• Xác định phương thức thu thập dữ liệu (ví dụ: biểu mẫu trực tuyến, ứng dụng di động,...).
• Chỉ định mục đích sử dụng dữ liệu cho từng loại dữ liệu.
• Xác định nơi lưu trữ dữ liệu.

Chỉ định Nhân viên bảo vệ dữ liệu (DPO):

• Chọn một nhân viên có đủ kiến thức và kinh nghiệm về GDPR để đảm nhận vai trò DPO.
• Cung cấp cho DPO các nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình.
• Làm rõ trách nhiệm và quyền hạn của DPO.
• Công bố thông tin liên hệ của DPO cho người dùng.

Tạo bản ghi dữ liệu chi tiết:

• Ghi lại tất cả các hoạt động xử lý dữ liệu, bao gồm: Loại dữ liệu được xử lý, mục đích xử lý dữ liệu, người nhận dữ liệu, các biện pháp bảo mật được áp dụng
• Lưu trữ bản ghi dữ liệu trong ít nhất 5 năm.

Đánh giá xác định yêu cầu thu thập dữ liệu:

• Xác định xem việc thu thập dữ liệu là cần thiết và tương xứng với mục đích sử dụng hay không.
• Xác định xem có cách nào khác để thu thập dữ liệu ít xâm phạm hơn hay không.

Báo cáo vi phạm dữ liệu trong vòng 72 giờ:

• Thiết lập quy trình báo cáo vi phạm dữ liệu rõ ràng.
• Báo cáo vi phạm dữ liệu cho cơ quan giám sát bảo vệ dữ liệu và người dùng bị ảnh hưởng trong vòng 72 giờ kể từ khi biết về vi phạm.

Nêu rõ động mục đích thập dữ liệu cá nhân trước khi thu thập:

• Cung cấp cho người dùng thông tin rõ ràng và súc tích về cách dữ liệu của họ sẽ được sử dụng.
• Nhận được sự đồng ý rõ ràng và cụ thể từ người dùng trước khi thu thập dữ liệu cá nhân của họ.

Thiết lập quy trình xác minh độ tuổi: 

• Yêu cầu người dùng cung cấp bằng chứng về độ tuổi của họ trước khi thu thập dữ liệu của họ.
• Không thu thập dữ liệu từ trẻ em dưới độ tuổi đồng ý theo luật pháp địa phương.

Kích hoạt tính năng xác nhận kép đối với người đăng ký nhận email hoặc bản tin:

• Gửi email xác nhận cho người dùng sau khi họ đăng ký nhận email hoặc bản tin.
• Yêu cầu người dùng nhấp vào liên kết trong email xác nhận để kích hoạt đăng ký của họ.

Đảm bảo quyền riêng tư luôn được cập nhật và truy cập dễ dàng:

• Đăng tải chính sách quyền riêng tư trên trang web của bạn và cung cấp cho người dùng liên kết đến chính sách này.
• Cập nhật chính sách quyền riêng tư của bạn khi có bất kỳ thay đổi nào về cách bạn thu thập hoặc sử dụng dữ liệu.

Đánh giá rủi ro liên quan đến bên thứ ba:

• Xác định các bên thứ ba có quyền truy cập vào dữ liệu người dùng của bạn.
• Đánh giá các biện pháp bảo mật được thực hiện bởi các bên thứ ba này.
• Hợp đồng với các bên thứ ba để đảm bảo họ tuân thủ GDPR.

6. Các cách để doanh nghiệp không vi phạm GDPR

Bí quyết giúp doanh nghiệp tuân thủ GDPR hiệu quả:

6.1. Nâng cao nhận thức về GDPR cho toàn công ty

• Truyền thông nội bộ: Tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo để giải thích chi tiết các quy định của GDPR và tác động của nó đến hoạt động kinh doanh.
• Cung cấp tài liệu hướng dẫn: Tạo tài liệu dễ hiểu tóm tắt các yêu cầu chính của GDPR và phân phối đến tất cả nhân viên.
• Kết hợp GDPR vào quy trình làm việc: Lồng ghép các nguyên tắc GDPR vào quy trình làm việc hàng ngày của từng bộ phận, đảm bảo mọi hoạt động đều tuân thủ quy định.

6.2. Đánh giá nguy cơ thường xuyên

• Xác định loại dữ liệu cá nhân thu thập: Phân loại và đánh giá mức độ rủi ro cho từng loại dữ liệu được lưu trữ và xử lý.
• Lựa chọn biện pháp bảo vệ phù hợp: Áp dụng các biện pháp an ninh kỹ thuật và tổ chức thích hợp để giảm thiểu nguy cơ vi phạm dữ liệu.
• Theo dõi và cập nhật đánh giá: Thường xuyên xem xét và cập nhật đánh giá nguy cơ để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với thay đổi của môi trường kinh doanh.

6.3. Lập kế hoạch bảo vệ dữ liệu toàn diện

• Xác định mục đích và phương thức xử lý dữ liệu: Làm rõ lý do thu thập, lưu trữ và sử dụng dữ liệu cá nhân, đồng thời tuân thủ các nguyên tắc GDPR.
• Thiết lập quy trình quản lý dữ liệu: Xây dựng quy trình rõ ràng cho việc thu thập, lưu trữ, truy cập, sử dụng và xóa dữ liệu cá nhân.
• Chỉ định nhân viên phụ trách bảo vệ dữ liệu: Chọn một cá nhân hoặc bộ phận có trách nhiệm giám sát việc tuân thủ GDPR và thực hiện các biện pháp bảo vệ dữ liệu.

Bài viết liên quan:

• So sánh file storage, block storage và object storage
• On premises là gì? Định nghĩa, đặc điểm, cách phân biệt

Bài viết trên đây, FPT Cloud đã trình bày chi tiết về GDPR là gì và những điều cần biết về GDPR. Việc tuân thủ quy tắc GDPR là vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp nhằm bảo vệ dữ liệu an toàn hơn đồng thời giúp nâng cao hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng.