Số hóa dữ liệu là gì? Lợi ích và quy trình chi tiết

Số hóa dữ liệu chính là chìa khóa để mở ra cánh cửa tiềm năng to lớn cho sự phát triển bền vững,  giúp các tổ chức, doanh nghiệp luôn thích ứng và phát triển. Bởi trong thời đại ngày nay đang chứng kiến sự bùng nổ của dữ liệu, với lượng thông tin khổng lồ được tạo ra và lưu trữ mỗi ngày, dữ liệu được số hóa chính là giải pháp, cũng là sự thay đổi tất yếu. FPT Cloud sẻ chia sẻ cho bạn đọc chi tiết thông tin để trả lời câu hỏi số hóa dữ liệu là gì? và lợi ích và quy trình chi tiết.

>>> Xem thêm: Backup Service – Dịch vụ sao lưu dữ liệu đám mây

1. Số hóa dữ liệu là gì? 

Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng phi kỹ thuật số (như giấy tờ, tài liệu) sang dạng kỹ thuật số (như tập tin, hình ảnh, video). Nói cách khác, nó là việc biến đổi thông tin vật lý thành thông tin có thể lưu trữ, truy cập và xử lý bằng máy chủ hoặc nền tảng đám mây.

Khi dữ liệu được số hóa, thông tin sẽ không bị thay đổi mà chỉ chuyển sang dạng kỹ thuật số.

Ví dụ: 

• Chuyển đổi tài liệu giấy thành tệp PDF hoặc hình ảnh.
• Ghi âm thanh và lưu trữ dưới dạng tệp MP3 hoặc WAV.
• Lưu trữ hình ảnh và video dưới dạng tệp kỹ thuật số.

Khái niệm dữ liệu số có nguồn gốc từ hệ thống số nhị phân, được đề xuất ban đầu bởi Gottfried Wilhelm Leibniz vào thế kỷ 17. 

Tuy nhiên, phải đến giữa thế kỷ 20, với sự ra đời của máy tính, dữ liệu số mới bắt đầu được sử dụng rộng rãi. Việc chuyển đổi từ lưu trữ và xử lý dữ liệu thủ công sang kỹ thuật số đã đánh dấu một tiến bộ công nghệ đáng kể, cho phép xử lý thông tin hiệu quả và chính xác hơn.

2. Ứng dụng của số hóa dữ liệu

Số hóa dữ liệu ứng dụng trong tất cả các ngành và mọi lĩnh vực của cuộc sống. Dưới đây là một số ví dụ: 

Quản lý hồ sơ khách hàng: Doanh nghiệp số hóa hồ sơ khách hàng, bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, sở thích,... để quản lý hiệu quả hơn, cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn và thực hiện các chiến dịch marketing phù hợp.

Sách điện tử: Thay vì in thông tin sách lên giấy thì những thông tin đó được chuyển thành các file văn bản lưu trên máy tính. Việc đọc và bảo lưu sách trên máy tính tiện hơn, an toàn hơn. Có thể tải và gửi cho bất cứ ai ở bất cứ đâu rất nhanh chóng và dễ dàng.

Phần mềm máy tính: Nhiều phần mềm máy tính ra đời phục vụ con người nhằm giảm thiểu các công việc thủ công lặp đi lặp lại

Nhiếp ảnh: Ngày xưa việc chụp ảnh được thực hiện bằng máy phim sau đó phải rửa các bức ảnh đó ra. Độ bền của các bức ảnh này không cao, rất dễ mất và bị nhàu nát. Cho đến khi máy ảnh kỹ thuật số ra đời. Các bức ảnh được lưu trên máy tính hoặc website Pinterest, Pixabay, Unsplash,...

Học trực tuyến: Học sinh có thể tham gia các khóa học trực tuyến thông qua các nền tảng học tập trực tuyến, giúp tiếp cận nguồn tri thức đa dạng và học tập mọi lúc mọi nơi.

Chẩn đoán hình ảnh: Các hình ảnh y tế như X-quang, MRI, CT scan có thể được lưu trữ và truyền tải dưới dạng kỹ thuật số, giúp bác sĩ chẩn đoán bệnh chính xác và hiệu quả hơn.

Thương mại điện tử: Doanh nghiệp bán sản phẩm và dịch vụ trực tuyến thông qua các trang web thương mại điện tử, giúp tiếp cận khách hàng tiềm năng trên toàn thế giới và tăng doanh thu.

Giao tiếp trực tuyến: Mọi người có thể giao tiếp trực tuyến với bạn bè và người thân thông qua các mạng xã hội, ứng dụng nhắn tin,... giúp kết nối và chia sẻ thông tin dễ dàng.

>>> Xem thêm: 10 Cách sao lưu dữ liệu trên máy tính hệ điều hành Windows, MacOS - FPT Smart Cloud

3. Lợi ích số hóa dữ liệu đối với doanh nghiệp 

Số hóa dữ liệu mang lại nhiều lợi ích to lớn cho cá nhân, tổ chức và cộng đồng trên nhiều phương diện. Dưới đây là những điểm nổi bật về lợi ích của việc số hóa dữ liệu:

Bảo quản dữ liệu tốt hơn

Dữ liệu kỹ thuật số được lưu trữ dưới dạng tệp tin, giúp bảo vệ dữ liệu khỏi các tác nhân gây hại như nấm mốc, côn trùng, hỏa hoạn so với dữ liệu phi kỹ thuật số được lưu trữ trên giấy tờ, phim ảnh.

Truy cập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng

Tổ chức/cá nhân truy cập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng bằng máy tính hoặc thiết bị di động, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho việc tìm kiếm và sử dụng thông tin.

Phân tích dữ liệu hiệu quả 

Dữ liệu được phân tích bằng các công cụ và phần mềm chuyên dụng để trích xuất thông tin hữu ích, hỗ trợ ra quyết định sáng suốt và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

Tự động hóa quy trình

Tự động hóa các quy trình thủ công giúp giảm thiểu sai sót của con người, từ đó giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao năng suất làm việc.

Tăng cường khả năng cạnh tranh 

Doanh nghiệp áp dụng số hóa dữ liệu hiệu quả sẽ có lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ còn sử dụng phương pháp truyền thống. Số hóa dữ liệu giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, hiệu quả hoạt động và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, từ đó thu hút và giữ chân khách hàng tốt hơn.

4. Các hình thức số hóa dữ liệu 

Để số hóa dữ liệu, trước tiên các tổ chức cần quét và ghi lại tất cả thông tin ở định dạng ban đầu. Điều này bao gồm các dữ liệu như văn bản, âm thanh, video và hình ảnh được lấy từ các nguồn khác nhau.

Số hóa dữ liệu vật lý

Có rất nhiều dữ liệu ứng dụng trong nhiều lĩnh vực chỉ có ở định dạng vật lý. Ví dụ: biên lai giấy, hóa đơn, biểu mẫu và hợp đồng. Trước đây, việc số hóa các nguồn dữ liệu này sẽ là một quá trình lâu dài liên quan đến việc sao chép văn bản bằng tay. 

Tuy nhiên, máy quét hiện đại được thiết kế đặc biệt để sao chép văn bản ngay lập tức, giúp giảm đáng kể thời gian và công sức cần thiết để số hóa thông tin này.

Ví dụ:

• Chuyển đổi tài liệu giấy tờ thành tệp PDF hoặc hình ảnh bằng máy quét.
• Nhập liệu dữ liệu dạng văn bản (như bảng biểu, danh sách) vào máy tính bằng tay hoặc sử dụng phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR).

Số hóa dữ liệu phi vật lý 

Trên thực tế có rất nhiều dạng dữ liệu phi vật lý cần được số hóa như âm thanh, hình ảnh, giọng nói,... 

Ví dụ: 

• Các tệp hình ảnh có thể cần phải có nội dung được mô tả bằng văn bản vì lợi ích của người khiếm thị.
• Công nghệ số hóa chuyển lời nói thành văn bản là cần thiết để cung cấp phụ đề chi tiết cho những người bị điếc hoặc lãng tai. 

5. Quy trình số hoá dữ liệu trong doanh nghiệp

Quy trình số hóa dữ liệu là một chuỗi các bước được thực hiện một cách có hệ thống để chuyển đổi dữ liệu từ dạng phi kỹ thuật số sang dạng kỹ thuật số. Quy trình này bao gồm các giai đoạn sau:

Bước 1: Thu thập và phân loại dữ liệu lưu trữ

Các loại dữ liệu cũng như tài liệu sẽ được thu thập dựa vào mục đích ban đầu của doanh nghiệp. 

Dữ liệu số hay dữ liệu vật lý nếu không được sắp xếp hoặc phân loại rõ ràng thì việc quản lý và sử dụng sẽ rất khó khăn. Vì vậy các doanh nghiệp cần phải làm từng bước phân chia các dữ liệu như hình ảnh, văn bản, âm thanh, chữ và số,... 

Việc phân loại càng chính xác, chi tiết càng cao thì tốc độ tìm kiếm và sử dụng sau này càng nhanh chóng và đơn giản hơn.

Bước 2 : Chuẩn bị dữ liệu

Dữ liệu cần được chuẩn bị trước khi có thể được số hóa. Việc chuẩn bị dữ liệu bao gồm các bước sau:

• Dọn dẹp dữ liệu: Loại bỏ dữ liệu lỗi, trùng lặp và không cần thiết.
• Sắp xếp dữ liệu: Sắp xếp dữ liệu theo một cấu trúc logic và dễ quản lý.
• Chuyển đổi dữ liệu: Chuyển đổi dữ liệu sang định dạng phù hợp cho việc số hóa

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Dữ liệu được đặt tên file, đặt định dạng và phân nhóm tài liệu theo tổ chức khoa học và rõ ràng nhất. Sau đó, danh mục tài liệu số hóa sẽ được lập và gắn tài liệu vào thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo mục tiêu số hóa tài liệu được định trước.

Đây là thao tác quan trọng, quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa trong quá trình số hóa dữ liệu. Nếu có nhầm lẫn ở bước này thì toàn bộ quá trình phía sau sẽ bị gián đoạn và sai lệch thông tin.

Bước 4: Kiểm tra tài liệu khi đã được số hóa

Ở bước này, cần kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu đã số hoá, nếu dữ liệu nào chưa đạt yêu cầu thì thực hiện lại. Tiêu chí kiểm tra các tài liệu được số hoá như sau:

• Tài liệu phải đảm bảo về chất lượng và số lượng.
• Định dạng tài liệu đầu ra thông thường là PDF hoặc tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Backup dữ liệu là gì? Tại sao Backup dữ liệu lại quan trọng?

Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu

Sau khi hoàn tất số hóa, người phụ trách số hóa dữ liệu phải bàn giao tài liệu đã được số hóa kèm tài liệu gốc, quy trình này phải được diễn ra theo yêu cầu bảo mật. 

Người phụ trách cũng có nghĩa vụ thực hiện kết xuất và lưu trữ thông tin vào hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp như: máy chủ, thiết bị lưu trữ,… Khi kiểm tra thì phải chú ý cẩn thận, đảm bảo tài liệu số hóa đã đầy đủ, không còn sai sót.

6. Giải pháp số hoá dữ liệu hiệu quả cho doanh nghiệp

Phần này nhờ phía FPT CLoud hỗ trợ thông tin để viết chính xác hơn ạ. 

FPT Cloud cung cấp các giải pháp số hóa dữ liệu toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao năng suất và tạo lợi thế cạnh tranh trong thời đại công nghệ số. Dưới đây là một số giải pháp tiêu biểu của FPT Cloud:

Giải pháp lưu trữ đám mây

• Object Storage: Lưu trữ dữ liệu phi cấu trúc dung lượng lớn như hình ảnh, video, tệp tin không sử dụng thường xuyên.
• Block Storage: Lưu trữ dữ liệu cấu trúc cho các ứng dụng quan trọng như máy chủ ảo, cơ sở dữ liệu.

Giải pháp triển khai dữ liệu

• Database for MongoDB: Triển khai và giám sát cơ sở dữ liệu doanh nghiệp với MongoDB
• Database for MySQL: Triển khai và giám sát cơ sở dữ liệu doanh nghiệp với MySQL
• Database for Redis: Triển khai và giám sát cơ sở dữ liệu doanh nghiệp với Redis
• Database for PostgreSQL: Triển khai và giám sát cơ sở dữ liệu doanh nghiệp với PostgreSQL

Giải pháp bảo mật dữ liệu

• Cloud VA: Dịch vụ cung cấp khả năng rà quét toàn diện, phân tích chi tiết và đánh giá lỗ hổng bảo mật để tăng cường an ninh thông tin cho hệ thống ứng dụng doanh nghiệp. 
• Cloud WAF: Sản phẩm hợp tác giữa FPT Cloud và CyRadar, cung cấp dịch vụ tường lửa với khả năng bảo vệ mạnh mẽ cho các ứng dụng web. 
• Cloud WAPPLES: Dịch vụ tường lửa thông minh cho các ứng dụng web - Sản phẩm bảo mật đột phá với sự hợp tác giữa FPT Cloud và Penta Security.
• Next-Gen Firewall: Dịch vụ bảo mật tường lửa thế hệ mới 

Các bài viết liên quan:

Số hóa dữ liệu là xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số, mang lại nhiều lợi ích to lớn cho cá nhân, tổ chức và cộng đồng. Doanh nghiệp cần chủ động áp dụng số hóa dữ liệu để nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí, tạo dựng lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy phát triển bền vững. FPT Cloud luôn hỗ trợ và đồng hành cùng doanh nghiệp trong chặng đường số hóa dữ liệu thành công.