File CSV là gì? Cách tạo & chuyển đổi file CSV sang Excel nhanh nhất

File CSV được đánh giá có nhiều điểm tương đồng với Excel. Tuy nhiên, hình thức này vẫn sở hữu điểm mạnh vượt trội. Để biết là gì, mời bạn đến với bài viết của FPT Cloud.

Bên cạnh đó, bạn cũng được hướng dẫn cách tạo file CSV và các bước chuyển đổi sang Excel. Hãy tham khảo đến cuối để sử dụng linh hoạt, hỗ trợ cho công việc tốt hơn.

File CSV là gì?

File CSV là gì? Đây là tên viết tắt của Comma Separated Values – những giá trị trong tệp được phân tách bởi dấu phẩy. Trong nhiều trường hợp, chúng cũng có thể thay thế bằng dấu chấm phẩy.

Nhìn chung, tệp có chứa dữ liệu dưới dạng văn bản, bảng tính có quy mô nhỏ. Ví dụ như báo cáo, danh sách lớp, danh bạ… Sau đó, các file này sẽ được trao đổi giữa các ứng dụng khác nhau.

Cấu trúc file CSV

Để hiểu rõ hơn CSV là gì, bạn nên tìm hiểu sâu hơn vào cấu trúc hình thành. Thông thường, tệp sẽ gồm ba phần chính sau:

- Phần đầu: Là cột đầu trong bảng tính, dùng để biểu thị tên.

- Phần thứ hai: Cột đứng cuối cùng trong trang tính.

- Phần thứ ba: Là các dòng có cấu trúc tương đương và thứ tự tương ứng với nội dung của các cột trong bảng.

Đó là hình thức hiển thị cơ bản của một tệp CSV. Tuy nhiên, dựa vào nhu cầu sử dụng, bạn có thể xây dựng với nhiều dòng, định dạng khác nhau.

>>> Có thể bạn quan tâm: CSS3 là gì? Tìm hiểu tính năng của phiên bản thiết kế website mới nhất

Điểm khác nhau giữa file CSV và Excel

Để sử dụng đúng mục đích, bạn cần biết sự khác biệt giữa Excel và tệp đuôi CSV là gì. Mỗi loại sẽ có thế mạnh riêng, giúp xử lý công việc nhanh chóng và tiện lợi hơn.

Cách đọc file CSV

Như đã biết, tệp CSV có thể mở trên bất kỳ phần mềm soạn thảo nào. Vì thế, dưới đây là cách đọc file CSV thông qua các nền tảng khác nhau. Các bước thực hiện đơn giản, tiết kiệm thời gian của người sử dụng.

Trên Excel

Trước khi đọc file CSV, bạn cần khởi động Microsoft Excel, nhấp mục Data và chọn From Text. Tiếp theo, tìm đến tệp mong muốn và click vào Import phía cuối hộp thoại.

Bước tiếp theo yêu cầu lựa chọn mã hóa UTF – 8 rồi ấn Next. Bạn tick chọn ô Comma trong cột ký tự phân cách. Quy trình thiết lập tiếp tục bằng việc chọn Text, bấm Finish để hoàn tất.

Hộp thoại Import Data hiện ra, bạn nhấp vào Existing worksheet và bấm OK. Giờ đây, dữ liệu sẽ được hiển thị rõ ràng hơn nhờ biết cách mở file CSV bằng Excel.

Trên ứng dụng khác

Tệp CSV được xuất ra từ các ứng dụng như Google Contacts, LastPass, danh bạ điện thoại… Chính vì thế, bạn dễ dàng đọc được dữ liệu trên các nền tảng hỗ trợ này.

Ngoài ra, người dùng có thể chia sẻ file danh bạ được lưu trên Gmail bằng CSV cho người khác. Quá trình thực hiện đơn giản bằng cách xuất tệp, đưa lên trình duyệt Google Contacts.

Bên cạnh đó, bạn cũng thực hiện được kỹ thuật gửi danh bạ này cho đối phương. Tuy nhiên, file không hỗ trợ trên các thiết bị di động và đôi khi sẽ gặp một số thông tin bị sai.

Hướng dẫn tạo file CSV

Bạn có thể tạo tệp CSV từ nhiều nguồn như Notepad, Excel và OpenOffice Calc. Phương pháp thực hiện khác nhau nhưng đều là quy trình với các bước đơn giản.

Thao tác chuyển đổi file CSV sang Excel

Chuyển file CSV sang Excel được thực hiện thông qua một số bước bước cơ bản. Bạn nên đọc hướng dẫn kết hợp thực hành để dễ hình dung hơn.

- Bạn nhấp vào ô muốn nhập dữ liệu từ tệp CSV hoặc txt. Trong nhóm Get External Data xuất hiện tab Data, hãy ấn vào From Text.

- Chọn tệp CSV muốn chuyển CSV sang Excel bằng cách ấn vào Import hoặc nhấp đúp.

- Hộp thoại mang tên Text Import Wizard sẽ xuất hiện. Bạn cần chọn loại file và số hàng để bắt đầu chuyển đổi CSV sang Excel.

- Tiếp theo hãy chọn Delimiters và Text qualifier.

- Bạn xác định đích đến cho dữ liệu đã nhập, bảng tính hiện tại hoặc tạo mới. Sau khi đã hoàn tất, nhớ xác nhận bằng cách ấn OK.

Trong quá trình này cần lưu ý trường hợp có nhiều dấu phẩy liên tiếp hoặc ký tự phân cách. Người dùng sử dụng Treat consecutive delimiters as one để ngăn các ô trống.

Đôi khi, quá trình chuyển đổi không thể giữ chính xác dữ liệu số hoặc ngày. Bạn khắc phục bằng cách nhấp vào các cột có vấn đề trong Excel. Tiếp theo, hãy nhấp chuột phải và chọn Format cells từ danh sách tùy chọn.

>>> Có thể bạn quan tâm: Comments WordPress là gì? Hướng dẫn khai thác và quản lý bình luận

Hướng dẫn đổi đuôi file .CSV sang .XLS

Có hai hình thức chính để chuyển đổi file đuôi .CSV sang .XLS. Việc thực hiện trên máy tính giúp bạn tiếp cận nhanh chóng hơn. Trong khi hình thức online lại đơn giản hóa các bước.

Vì thế, nếu để tiết kiệm thời gian, bạn nên nhờ đến sự hỗ trợ của tool. Dưới đây là hai đường link uy tín để truy cập:

- convertio.co/vn/csv-xls/.

- onlineconvertfree.com.

Tuy nhiên, sau khi chuyển đổi, bạn vẫn cần kiểm tra lại số liệu. Bởi vì, trong quá trình xử lý có thể làm mất định dạng ban đầu.

Trên đây là những điều bạn cần biết về một tệp dữ liệu thường gặp trong công việc. File sẽ phát huy hết tác dụng nếu được sử dụng cho mục đích nhất định.

Bên cạnh đó, bạn cũng không còn phải bỡ ngỡ khi muốn chuyển đổi thành dạng khác. FPT Cloud tin chắc chỉ cần thông qua một vài lần thực hành, bạn sẽ thành thạo các thao tác với file CSV.

Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud

• Website: https://fptcloud.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/fptsmartcloud
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399