Email là gì? Vai trò, Cách tạo & sử dụng email đơn giản nhất

Email là gì là vấn đề được nhiều người quan tâm tới. Theo đó nó đang là phương tiện rất cần thiết cho quá trình trao đổi thông tin của tất cả mọi người. Không những giúp người dùng quản lý được công việc một cách dễ dàng mà còn giúp tiết kiệm thời gian và có tính bảo mật cao. Để hiểu rõ hơn hãy cùng FPT Cloud điểm qua 1 số những thông tin chi tiết sau đây. 

Email là gì?

Email hiện là một trong các phương tiện giúp trao đổi thông tin trực tuyến rất phổ biến. Phương thức liên lạc thông qua internet này hoàn toàn có thể đem tới rất nhiều những lợi ích thiết thực dành cho người dùng. Tuy nhiên nếu như muốn dùng hiệu quả email thì trước hết bạn cần phải hiểu rõ khái niệm email là gì?

Khái niệm

Email hiện là một từ viết tắt của cụm Electronic Mail. Nó có nghĩa là thư điện tử và còn được biết tới là hộp thư điện tử. 

Email là gì? Đây là một phương tiện giúp trao đổi thông tin qua mạng internet giữa những thiết bị điện tử có thể kể đến như laptop hoặc điện thoại. Trên thị trường hiện nay khi dùng email tất cả mọi người hoàn toàn có thể gửi cũng như nhận bất kỳ khi nào chỉ cần kết nối ổn định với internet. Hệ thống thư điện tử lúc này sẽ lưu trữ tự động và hỗ trợ chuyển tiếp nếu như cần thiết.

Chức năng 

Nếu như có tìm hiểu khái niệm email là gì chắc chắn bạn sẽ biết được rằng email hiện không chỉ chứa những văn bản đơn thuần mà nó còn có thể kèm theo những âm thanh, video và hình ảnh,...

Ngoài việc sử dụng email để nhận hoặc gửi thư thì đây còn là yếu tố bắt buộc để người dùng đăng ký tài khoản trên mạng xã hội ví dụ như Facebook, nhận trên diễn đàn, tài khoản chơi game và nhiều tài khoản khác,...

Do đó email hiện đang được sử dụng vô cùng rộng rãi và dần không thể thiếu trong quá trình làm việc, học tập của tất cả mọi người.

>>> Có thể bạn quan tâm: Linux Mint là gì? Nên sử dụng Linux Mint hay Ubuntu?

Cấu trúc chung của một email

Vậy hiện tại cấu trúc chung của một email là gì? Một địa chỉ email hiện tại có định dạng chuẩn như sau: [email protected]. Theo đó chỉ các kí tự cụ thể (thông thường là số, chữ cái và một số dấu chấm câu lý dụ như dấu gạch ngang hoặc dấu chấm) mới được sử dụng trong tên địa chỉ của email. Cấu trúc của một địa chỉ email thông thường sẽ bao gồm hai phần chính đó chính là tên miền và tên người dùng. Cụ thể cấu trúc địa chỉ email như sau:

Cấu trúc địa chỉ 

Phần 1: Tên người dùng

Ở phần này sẽ viết liền không dấu và được người dùng đặt ra. Theo đó đứng trước ký tự @ sẽ là tên người dùng. 

Ví dụ cho một địa chỉ email là [email protected] thì “fptshop” là phần tên của người dùng.

Như vậy tên của người dùng hoàn toàn có thể có ở nhiều định dạng đa dạng khác nhau gồm có tên gọi chữ cái đầu tiên và tên họ (ví dụ như: THuynh), tên gọi.tên họ (ví dụ như: tung.huynh)

Phần 2: Tên miền

Thông thường tới mình sẽ đứng sau ký tự @. Đây chính là tên nơi cung cấp địa chỉ của thư điện tử. 

Người dùng hoàn toàn có thể nhận một địa chỉ email từ những công ty, trường học, nhà cung cấp dịch vụ hay qua dịch vụ email dựa vào trang Web ví dụ như Outlook, Gmail, iCloud,... Trong số đó hiện tại Gmail đang là nhà cung cấp dịch vụ phổ biến nhất của Email.

Cấu trúc nội dung 

Để hiểu rõ hơn email là gì hãy cùng điểm qua những thông tin về cấu trúc nội dung sau đây.

To (Đến): 

Đây là nơi để người dùng nhập địa chỉ email người nhận thư. Hiện tại cấu trúc nội dung của một email là như thế nào? 

From (Từ): 

Đây là nơi chứa địa chỉ email của người dùng. 

Nếu như trong trường hợp bạn đang trả lời tin nhắn thì hai trường From và To sẽ được tự động điền. Còn đối với trường hợp đang viết 1 email mới Thì bạn chỉ cần nhập vào địa chỉ email người nhận ở trường From. Theo đó nếu như có tìm hiểu email là gì thì bạn có thể điền bằng cách nhập thủ công với đầy đủ cấu trúc như trên hoặc chọn địa chỉ đã có sẵn ở trong danh sách liên hệ. 

Subject (Chủ đề): 

Tại đây sẽ chứa mô tả nội dung bức thư. Phần này sẽ cho phép người nhận biết nội dung của email trước và chưa cần mở hay đọc toàn bộ.

Nội dung thư

Email là gì và nội dung thư là như thế nào? Theo đó nội dung thư sẽ là vị trí mà người dùng nhập nội dung và có thể đính kèm những tệp hình ảnh, video, âm thanh hoặc tệp tài liệu. 

Hiện tại một số người dùng sẽ sử dụng thêm chữ ký nằm ở cuối bức thư tuy nhiên sẽ không bắt buộc.

Ưu điểm và nhược điểm của email 

Với những thông tin trên, vậy hiện tại ưu và nhược điểm của email là gì?

Ưu điểm của email 

Với những thông tin về email là gì trên vậy hiện tại ưu điểm của email là gì? Theo đó hãy cùng điểm qua một số những thông tin về ưu điểm của email ngay sau đây:

Giúp tiết kiệm chi phí:

Nếu như có tìm hiểu email là gì chắc chắn bạn sẽ biết được rằng việc gửi email hiện tại là miễn phí hoàn toàn. Ngoài chi phí dành cho dịch vụ internet thì người dùng sẽ không cần mổ tim hoặc dùng dịch vụ bưu chính để có thể gửi thư. 

Giúp tiết kiệm thời gian:

Hiện tại thời gian để gửi thư thông qua email cũng diễn ra vô cùng nhanh chóng. Như vậy sẽ giúp cho người gửi cũng như người nhận giải quyết được một cách tốt nhất những vấn đề cấp bách. Bên cạnh đó khi đánh máy email cũng giúp tiết kiệm được nhiều thời gian hơn so với việc viết tay như hình thức truyền thống trước đây. 

Email có thể gửi tới bất cứ nơi đâu:

Trên khắp thế giới Email hiện tại có thể gửi tới được bất kỳ quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nào. 

Tệp đính kèm: 

Mỗi một email hoàn toàn có thể bao gồm một hay nhiều tệp đính kèm. Theo đó nó sẽ cho phép người dùng đính kèm thêm những tệp tài liệu, âm thanh, video hoặc hình ảnh,...

Lưu trữ dài hạn: 

Trong suốt một khoảng thời gian dài email hoàn toàn có thể lưu trữ điện tử. Bên cạnh đó email cũng không thể nào bị rách hoặc bị thất lạc vì tác động bên ngoài giống như hình thức gửi thư truyền thống. 

Thân thiện với môi trường: 

Việc gửi email sẽ không yêu cầu sử dụng bìa cứng phải giấy hoặc băng đóng gói. Chính vì vậy sẽ giúp bảo vệ tối đa tài nguyên môi trường hiện nay của chúng ta. 

Tính bảo mật cao: 

Mỗi một địa chỉ email hiện tại sẽ có mật khẩu riêng được đặt ra bởi chính chủ sở hữu. Chính vì vậy người dùng chỉ có thể đọc email và đăng nhập khi có mật khẩu. 

Nhược điểm của email 

Ngoài những ưu điểm nổi bật trên vậy hiện tại nhược điểm của email là gì? Theo đó khi sử dụng email bạn cũng cần phải lưu ý một số những nhược điểm nhất định sau đây:

Thiếu thành ý: 

Hiện tại một số người vẫn không thích nhận email so với việc nhận thư truyền thống. Theo đó điều này được đánh giá là thiếu sự tôn trọng và thiếu thành ý. Ngoài ra do email không thể nào biểu lộ được cảm xúc do đó người nhận hoàn toàn có thể hiểu sai những thông điệp mà người gửi muốn hướng tới.

Dễ gửi sai người nhận: 

Email đôi khi cũng có thể sẽ gửi sai đến người nhận vì gõ một ký tự địa chỉ sai. Đối với địa chỉ email đặt gần giống nhau thì điều này hoàn toàn có thể xảy ra một cách thường xuyên. 

Có thể chứa virus: 

1 số những Email hoàn toàn có thể chứa những tệp tin có virus. Vì vậy tốt nhất người dùng phải cẩn thận nếu như nhận email từ người lạ. 

Bị chuyển thành spam: 

Hiện tại một số những trường hợp đã khiến cho email bị gửi trực tiếp vào trong hòm thư spam. Vì vậy đã khiến cho người nhận không thể biết được rằng bản thân đã nhận được thư khi nào nếu như không kiểm tra hòm thư spam. 

Giới hạn lưu trữ: 

Thông thường những dịch vụ email miễn phí sẽ bị giới hạn về dung lượng lưu trữ. Chính điều này đã dẫn tới việc người dùng hoàn toàn có thể không được nhận thư mới, bắt buộc xóa thư cũ vì đã đầy hộp thư đến.

>>> Có thể bạn quan tâm: CURL là gì? Hướng dẫn thiết lập & sử dụng CURL trên PHP

Điểm khác biệt giữa dịch vụ email miễn phí và trả phí 

Email miễn phí: 

• Chi phí: Miễn phí.
• Đối tượng chủ yếu sử dụng: Cá nhân
• Kiểm soát spam: Nếu như sử dụng để giới thiệu sản phẩm tới cho khách hàng thì rất có khả năng sẽ bị rơi vào trong mục spam. 
• Quyền riêng tư: Thông thường tính bảo mật sẽ thấp hơn và bị chèn nhiều quảng cáo trong email
• Thống kê: Không hỗ trợ
• Đuôi tên miền: Tên miền của những nhà cung cấp dịch vụ 
• Tốc độ gửi mail: Thông thường sẽ chậm hơn so với hình thức email trả phí và tối đa là 2000 mail/ngày

Email trả phí: 

• Chi phí: Mất phí.
• Đối tượng chủ yếu sử dụng: Doanh nghiệp
• Kiểm soát spam: Hạn chế một cách tối đa email rồi vào trong mục spam
• Quyền riêng tư: Không bị truy cập trái phép mail, bảo mật cao và không bị chèn những quảng cáo vào trong email của người dùng.
• Thống kê: Hỗ trợ thống kê mail spam và tỷ lệ mở mail. 
• Đuôi tên miền: Có tên miền của doanh nghiệp 
• Tốc độ gửi mail: Rất nhanh chóng và tối đa sẽ là 1 triệu mail/ngày

3 Loại hình email cơ bản 

Hiện tại cơ bản các loại hình email là gì?

Email cá nhân

Đây chính là tài khoản riêng của cá nhân. Theo đó đuôi email chính là tên miền chính thức của nhà cung cấp gồm @gmail.com, @yahoo.vn,...

Trong kinh doanh nếu như nhân viên dùng email cá nhân thì những dữ liệu và thông tin sẽ nằm trên email này. Do đó công ty sẽ không thể nào quản lý được và nếu như gặp trường hợp nhân viên nghỉ việc khi đó cũng sẽ mất luôn những dữ liệu cũng như thông tin này.

Email doanh nghiệp

Đây là tài khoản có đuôi gắn liền với tên miền của doanh nghiệp. Theo đó email này sẽ được công ty cấp cho mỗi một nhân viên dùng để giao tiếp ví dụ như gửi thư cho đối tác, khách hàng,... Nếu như nhân viên nghỉ việc thì khi đó công ty hoàn toàn có thể thu hồi email và đảm bảo tất cả những thông tin, dữ liệu sẽ được lưu trữ ở phạm vi an toàn tối đa. 

Email Marketing   

Tiếp thị qua email hay Email marketing là 1 trong những công cụ phổ biến của marketing, là cách thức quảng bá, tiếp cận sản phẩm hoặc dịch vụ qua email. Theo đó Email marketing sẽ rất hiệu quả cho những chiến dịch quảng bá những sản phẩm chăm sóc cho khách hàng và đem khách hàng tới gần với thương hiệu hơn. 

Giải đáp một vài thuật ngữ liên quan đến email 

Để hiểu rõ hơn Email là gì, hãy cùng điểm qua 1 số những thông tin giải đáp về những thuật ngữ có liên quan tới email sau đây: 

BCC, CC trong email là gì?

BCC (Blind Carbon Copy): 

Sẽ cho phép người dùng gửi email tới cho người khác và không phải là những người nhận trực tiếp. Tuy nhiên những người nhận này là hoàn toàn bí mật. Tất cả sẽ được nhận email tuy nhiên sẽ không biết được những người nhận cùng hay nhận bản sao của bức thư đó. 

CC (Carbon Copy): 

Sẽ cho phép người dùng có email cho người khác và không phải là những người nhận trực tiếp. Ví dụ như bạn hoàn toàn có thể gửi Email tới cho A và “CC” qua cho B, C. Dù Email này được trực tiếp gửi cho anh A tuy nhiên cả B và C cũng được nhận bản sao của email. 

Spam mail là như thế nào? 

Spam mail (Thư rác) là những thư điện tử vô bổ. Thông thường sẽ chứa những loại quảng cáo quảng bá một cách vô tội vạ và chất lượng thường sẽ rất thấp.

Hiện tại có một số những spam email với nội dung dụ dỗ, lừa đảo người dùng cung cấp những thông tin cá nhân. Hay chứa đường link lạ với mã độc gây nguy hại tới máy tính của người dùng. 

Mail server là như thế nào?

Mail Server là một hệ thống máy chủ đã được cấu hình riêng để có thể gửi cũng như nhận thư trên Internet. Vai trò của nó tương tự như một bố cục và cũng là trung tâm lưu trữ, truy xuất thông tin. Mail trước khi tới hộp thư của người nhận đều phải thông qua mail server.

Resend Email là gì? 

Hiện tại Resend Email là gửi email lại 1 lần nữa. Trong quá trình gửi email đôi khi có thể xảy ra một số trường hợp bất khả kháng ví dụ như đường truyền bị lỗi hay bị gián đoạn vì vậy không thể nào gửi được email đi. Kết quả người nhận sẽ không thấy được email vì vậy bạn cần phải gửi lại. 

Hay cũng có trường hợp người nhận bị thất lạc hoặc vô tình xóa email vì vậy yêu cầu bạn phải Resend Email.

Push mail là gì? 

Đây là phương pháp nhận email thông qua việc dùng hệ thống tự động để chuyển tiếp tới thiết bị di động đã được cấu hình sẵn. Theo đó thiết bị này làm việc thông qua cách giữ 1 kết nối hoạt động mở cùng với máy chủ để những máy chủ thông báo cho những thiết bị di động lập tức khi email mới đến.

Cách tạo tài khoản email miễn phí 

Với những thông tin tổng quan về khái niệm email là gì trên, vậy hiện tại để tạo một tài khoản bạn cần thực hiện như thế nào? Theo đó để tạo một tài khoản email người dùng cần thực hiện theo những bước cơ bản sau đây: 

• Bước 1: Truy cập trực tiếp vào trang đăng ký 
• Bước 2: Điền thông tin cá nhân đầy đủ theo yêu cầu hệ thống. Sau đó chọn vào mục “tiếp theo”.

• Bước 3: Hệ thống sẽ chuyển bạn tới trang xác minh về số điện thoại cá nhân. 
• Bước 4: Điền mã xác minh được hệ thống gửi về số điện thoại của bạn vào ô trống.

• Bước 5: Điền đầy đủ thông tin về ngày, tháng, năm sinh, địa chỉ email khôi phục và giới tính theo như hướng dẫn.
• Bước 6: Bấm “Tôi đồng ý” để có thể hoàn tất quá trình đăng ký. 

Sau đó hệ thống sẽ hiển thị thông báo đăng ký thành công. Như vậy chỉ cần trải qua một vài bước cơ bản trên là bạn đã có ngay một tài khoản email để sử dụng. 

Mẹo sử dụng email giúp công việc quản lý thêm hiệu quả 

Để giúp công việc quản lý đạt được hiệu quả hơn thì mẹo để sử dụng email là gì? Theo đó dưới đây là một số những mẹo mà bạn có thể áp dụng:

• Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
• Đặt tiêu đề một cách súc tích, rõ ràng
• Đọc kỹ và chỉnh sửa lại email trước khi gửi đi
• Chuyên nghiệp với lời chào
• Phải thật lưu ý và cẩn trọng với những tệp đính kèm cũng như đường dẫn lạ. 

Email hiện là một trong các phương tiện rất cần thiết cho quá trình trao đổi thông tin của tất cả mọi người. Hy vọng rằng với những thông tin được FPT Cloud cung cấp về Email là gì trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công dụng cũng như cách đăng ký tài khoản Email. Đặc biệt là giúp công việc quản lý của bạn trở nên hiệu quả. 

Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud

• Website: https://fptcloud.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/fptsmartcloud
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399