Mail Server là gì? Cách thức hoạt động và tính năng của Mail Server

Mail Server là gì? Cách thức hoạt động và tính năng của Mail Server

Mail Server chính là hệ thống máy chủ cấu hình riêng dựa trên tên miền của doanh nghiệp/ công ty được sử dụng để gửi, nhận thư điện tử. Vậy Mail Server là gì? Server Mail có những tính năng nổi trội nào? Cách thực hoạt động ra sao? Để giải đáp được băn khoăn này, hãy khám phá thông tin FPT Cloud chia sẻ trong bài viết này. Chúng tôi tiin rằng, qua đó bạn sẽ hiểu sâu hơn về Server Mail và cách sử dụng cấu hình riêng cho công ty.

Mail Server là gì?

Mail Server là một hệ thống máy chủ cấu hình riêng với mục đích gửi, nhận thư điện tử trên Internet. Bạn có thể hiểu đơn giản Server Mail giống bưu cục trên mạng là trung tâm lưu trữ truy xuất các thông tin trên Internet. Tất cả các Email đều phải qua Server Mail trước khi gửi đến hộp thư người nhận.

Không những vậy Email Server còn giúp quá trình gửi, nhận thư diễn ra nhanh chóng, ổn định. Chính vì thế, nó có vai trò vô cùng quan trọng trong truyền thông nội bộ, quản lý và giao dịch thương mại. 

Đặc biệt hệ thống Server Mail còn giúp Email phòng tránh bị spam, virus, hay không check WebMail được… Về cơ bản Server Mail vẫn là Server riêng lẻ (Dedicated Server) hay Server điện toán đám mây (Cloud Server) được cấu hình để trở thành cỗ máy gửi, nhận thư điện tử. Cloud Server sở hữu đầy đủ thông số (CPU, Ram, Storage,… ) như Server bình thường, cùng với đó là thông số liên quan tới Email như Email forwarder, tài khoản Email, Mail list…

>>> Có thể bạn quan tâm: Magento là gì? Tính năng và lợi ích sử dụng nền tảng Magento

Cách thức hoạt động của Server Mail

Cách thức hoạt động của Server Mail dựa trên các giao thức sau: 

Outgoing Mail Server

Khi Outgoing Mail Server hay Server Mail gửi đi sẽ dùng giao thức Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Đây chính là giao thức dịch chuyển Email dùng với mục đích liên lạc Server từ xa. Bên cạnh đó nó còn cho phép chúng ta cùng lúc gửi nhiều thư đến những Server khác nhau.

Incoming Mail Server

Giao thức Incoming Mail Server còn được biết tới dưới hình thức Post Office Protocol phiên bản 3 (POP3) và Internet Message Access Protocol (IMAP). Cụ thể:

  • POP3: Giúp chuyển Mail đến lưu ở PC có chứa Mail Client. Chúng thường là nội bộ máy tính người dùng qua ứng dụng Email như Windows Mail, Mac Mail, Outlook…
  • IMAP: Đây chính là phương thức phức tạp hơn so với POP3.  IMAP cho phép cùng lúc có nhiều Client kết nối với Mailbox. Khi đó, Mail từ Mailbox sẽ được copy đến Client và bản gốc vẫn sẽ lưu trên Server Mail.

Tính năng nổi bật của Mail Server 

Mail Server đem tới đến cho doanh nghiệp cũng như người dùng cá nhân nhiều tính năng nổi bật như:

  • Mail Server cho phép người dùng gửi hay nhận Email đều có thể thông qua Internet với tên miền của từng tổ chức.
  • Bảo đảm bảo mật các thông tin nội bộ.
  • Đồng thời giúp hạn chế tối đa được những thư chứa virus hoặc spam.
  • Quản lý toàn bộ nội dung Email của mọi thành viên trong hệ thống.
  • Người dùng có thể thiết lập được dung lượng tối đa.
  • Mặt khác bạn cũng có thể thiết lập được chức năng tự động sao lưu dữ liệu. Điều này giúp bảo đảm các thông tin, dữ liệu cần thiết luôn tồn tại.

Phân loại Mail Server

Hiện nay có tất cả 2 loại Mail Server là Microsoft, Google và Mail Server độc lập, cụ thể:

Mail Server Microsoft, Google 

Google và Microsoft đều là Mail Server sở hữu hệ thống bảo mật chặt chẽ với quy mô lớn. Chúng có thể quản lý tốt được các dữ liệu hiện có. 

Hơn nữa, với các Mail Server này, người dùng dễ dàng sử dụng được các tiện ích khác nhau. Vì lẽ đó, dịch vụ Mail Server loại này thường có mức giá khá cao.

Mail Server độc lập 

Đây là hệ thống Mail Server của ISP hoặc các tổ chức xử lý lượng thư lớn,  yêu cầu linh hoạt hơn với dịch vụ thư. 

Loại này được bổ sung tính năng như đồng bộ hóa Outlook, hợp tác, kết nối cơ sở dữ liệu, WebMail, quản trị từ xa và quản trị website nâng cao hơn. Đồng thời Mail Server độc lập còn cung cấp cho người dùng sức mạnh cũng như khả năng kiểm soát những hoạt động quy mô lớn.

Tại sao nên sử dụng  Mail Server? 

Hiện nay tình trạng Email spam, chứa virus đã làm ảnh hưởng tới an ninh mạng. Chính vì vậy, an toàn và bảo mật là mối tâm hàng đầu của nhiều công ty. Chính điều này đã khiến cho Mail Server so với các máy chủ Mail khác được đánh giá cao hơn hẳn.

  • Mail chứa tên miền riêng của riêng doanh nghiệp thể hiện sự đẳng cấp, chuyên nghiệp khi hoạt động.
  • Bảo mật cao, tốc độ nhanh, kèm theo đó là nhiều tiện ích hấp dẫn.
  • Bạn có thể kiểm tra Email mọi nơi.
  • Ngoài ra người dùng còn có thể tùy biến được những chức năng và thông số cho từng User.
  • Ngăn chặn hiệu quả tình trạng spam và virus.
  • Sử dụng IP riêng, vì lẽ đó Mail Server sẽ chống được việc bị vào black list vô cớ.
  • Ngoài ra nó còn hỗ trợ tính năng Forward Email giúp chúng ta dễ dàng hơn khi cài đặt Email Offline.

>>> Có thể bạn quan tâm: Load Balancing là gì? Tất cả những điều cần biết về cân bằng tải

Các thuật ngữ liên quan đến Mail Server

TLS, SASL, WebMail, SMTP-IN Queue, Email Authentication, Local Mailboxes, Local Queue và Mail Exchanger Record (MX) là những thuật ngữ đi kèm Server Mail. Dưới đây FPT Cloud sẽ điểm qua khái niệm của các thuật ngữ này:

Thuật ngữChi tiết
✅ TLS Mail ServerTLS (Transport Layer Security) có nghĩa là bảo mật tầng truyền tải. Thuật ngữ này hoạt động trực tiếp cng tầng ổ bảo mật SSL. Cung cấp cách vận chuyển mã hoá cho đăng nhập là mục đích chính của TLS đã được SASL chứng thực.
✅ SASL Mail ServerSASL (Simple Authentication and Security Layer) là một lớp bảo mật và xác thực đơn giản. SASL dùng để xác thực người sử dụng. Sau khi xác thực xong, TLS sẽ cung cấp cho chúng ta cách vận chuyển mã hoá xác thực.
✅ WebMailWebMail chính là Mail trên web. Gmail, Hotmail và Yahoo mail là một số WebMail bạn thường thấy. Thuật ngữ này cho phép bạn bất cứ lúc nào cũng có thể truy cập Email.
✅ SMTP-IN QueueSMTP sẽ sao lưu thư điện tử được gửi từ Mail Server của công ty tại  SMTP-IN Queue trước khi phân tán chúng tới Remote Queue hoặc Local Queue.Hay nói cách khác, thuật ngữ này là một kho lưu trữ thư từ trước khi gửi đi.
✅ Local QueueHệ thống sẽ phân loại, xếp thư tự động theo thứ tự sau khi nhận thông tin tư. Tiếp đến chuyển thư vào hộp thư người nhận. Local Queue chính là việc xếp hàng những bức thư gửi đi.Để giữ an toàn cho Mail Server và tăng cường khả năng bảo mật, Remote Queue và Local Queue sẽ quét virus và kiểm tra spam trước khi thư gửi tới người dùng. Điều này giúp Mail Server tránh bị Blacklist cho vào danh sách IP spam.
✅ Local MailboxesThuật ngữ Mail Server này chính là hộp thư của Account đã đăng ký Mail Server của doanh nghiệp/công ty.
✅ Email AuthenticationĐây là tính năng xác nhận danh tính của những người khi vào hộp thư Mail. Email Authentication giúp chúng ta bảo mật tốt thư từ của mình.Hay nói cách khác, tính năng này là dạng Email dự phòng. Khi bạn quên mật khẩu Mail Server, có thể dùng Email này để lấy lại mật khẩu nhanh chóng.
✅ Mail Exchanger RecordNhiệm vụ chính của Mail Exchanger Record là chỉ đường cho Mail tới Mail Server của bạn. Tính năng này đi kèm A record và sẽ trỏ về IP của Mail Server.Hay nói cách khác đây chính là thông số pref chỉ ra độ ưu tiên của những Mail Server. Giá trị của pref càng nhỏ, độ ưu tiên sẽ càng cao.

Sử dụng Mail Server đem đến cho các cá nhân lẫn doanh nghiệp nhiều sự tiện lợi như lưu trữ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, truyền tải tốc độ, bảo mật chặt chẽ. Hy vọng qua chia sẻ trên từ FPT Cloud, bạn hiểu hơn về Mail Server và có được chọn lựa phù hợp cho công ty của mình.

Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud

FPT Smart Cloud – Nhà cung giải pháp và tư vấn hàng đầu về Điện toán đám mây và Trí tuệ nhân tạo tại Việt Nam.

Leave a Reply

Your email address will not be published.