CC là gì? Cách sử dụng CC Email chính xác và hiệu quả

CC là gì? Cách sử dụng CC Email chính xác và hiệu quả

Tác giả: FPT Cloud
00:00

CC là gì? – Thuật ngữ không quá xa lạ đối với người làm văn phòng khi sử dụng Gmail. Bạn thấy nó thường xuyên mỗi khi gửi thư, nhưng chưa chắc hiểu hết ý nghĩa để dùng hiệu quả. Vì thế, ngay bây giờ, hãy cùng FPT Cloud tìm hiểu thật nhanh chủ đề này qua bài viết dưới đây. 

CC là gì?

CC là gì? Thuật ngữ này nếu viết đầy đủ là Carbon Copy, dịch ra mang nghĩa bản sao. Người dùng thường sử dụng CC để gửi thư điện tử cho nhiều địa chỉ Email cùng một lúc. Tất cả mọi người trong thư đều có thể xem danh sách người cùng nhận chung nội dung này. 

Việc dùng CC sẽ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian, tăng năng suất công việc. Để nhanh hơn khi thao tác sử dụng CC, bạn có thể dùng tổ hợp phím Ctrl+Shift+B. 

Tìm hiểu mục To khi gửi Email có ý nghĩa gì?

“To” trong tiếng Anh có nghĩa là “đến”, với Email, nó thuộc trường dành cho những người nhận thư chính. Địa chỉ Gmail của ai nằm trong mục To sẽ có trách nhiệm trao đổi phản hồi nội dung với người gửi.

Ý nghĩa của To được mặc định là như vậy, bạn cần hiểu rõ để công việc diễn ra trơn tru. Thêm nữa, số lượng người nhận thư ở chế độ To sẽ không có giới hạn.

Bên cạnh đó, khi đã nói về mục To, chắc hẳn không thể quên nhắc đến mục phía bên trên nó – From. Vậy mối quan hệ giữa From và To trong thư là gì? Một lá thư muốn gửi được phải có nơi đi và nơi đến. Đồng nghĩa rằng, với Gmail phải có “From” Email của bạn mới tới người nhận trong mục “To”.

>>> Có thể bạn quan tâm: Cách thu hồi Email đã gửi trên Gmail và Outlook chi tiết

Sự khác biệt giữa To và CC mail là gì?

Sự khác biệt giữa trường CC và To nằm ở việc xác định rõ ràng xem ai là người nhận Email chính. Qua đó, cá nhân họ phải có trách nhiệm trả lời.

Theo quy tắc, người nhận CC không cần phải thực hiện hành động phản hồi khi nhận Email. Họ thiên về vai trò là những người tiếp nhận thông tin nhiều hơn. 

Tuy nhiên, nói như thế không có nghĩa mặc định bạn không có trách nhiệm phải trả lời nội dung được nhận. Trong một số trường hợp như người phụ trách chính nghỉ phép, bạn thuộc team phải giải quyết thay. Cách làm việc qua Email linh động như vậy luôn luôn được khuyến khích.

Tóm lại, người nhận Mail thuộc To và CC đương nhiên đều có thể phản hồi. Điểm khác biệt ở chỗ ai là người cần hành động với Email và ai là người chỉ cần thông tin. Hy vọng với những nội dung trên, bạn có thể hiểu đúng CC là gì và mục To có ý nghĩa ra sao để vận dụng tốt.

Những hạn chế của CC Email là gì?

Để hiểu chi tiết những mặt hạn chế của CC Email là gì, mời bạn cùng xem qua nội dung sau đây. Tùy thuộc tình huống, người gửi cân nhắc xem có nên lựa chọn CC sử dụng hay không.

Mặt hạn chế Chi tiết
✅Công khai Email của tất cả người nhận – Như bạn đã biết trong phần CC là gì, việc sử dụng trường CC tức công khai địa chỉ Email người nhận. Vấn đề này hoàn toàn bình thường trong trường hợp hai bên quen biết nhau. – Tuy nhiên, khi bạn gửi CC Email cho một nhóm người nhận xa lạ, hành động này được xem là vi phạm quyền riêng tư. Nói cách khác, bạn đang tiết lộ một số thông tin cá nhân người nhận. Chẳng hạn như: Địa chỉ Email, dịch vụ sản phẩm họ dùng, mức chi tiêu,…
✅Dễ mắc lỗi khi gửi thư hàng loạt – Trong trường hợp bạn cần gửi Email cho hàng chục, hàng trăm người cùng một lúc. Việc thêm thủ công từng địa chỉ Mail người nhận đã chọn lọc quả thật là công việc tốn thời gian. Thậm chí, đôi khi có vài Email bị bỏ sót hay bị gõ nhầm, sai lỗi chính tả.
✅Gây phiền phức khi trả lời thư  – Việc không hiểu đúng CC là gì sẽ gây ra một số phiền phức khi trả lời Email. Cụ thể, người nhận phản hồi thư bằng cách nhấp vào “Reply All” thay vì “Reply”. Tình trạng này cứ diễn ra thêm 2, 3 lần send Mail sẽ thực sự gây phiền phức.- Những người không nên đọc được nội dung Email cũng có thể đọc. Hay thông tin phản hồi không còn liên quan đến team hay bản thân nhưng vẫn tiếp tục nhận thông báo. Tình huống này bắt buộc bên nhận phải mở và kiểm tra thư, gây phân tâm, mất thời gian.

>>> Có thể bạn quan tâm: Captcha là gì? Những lợi ích sử dụng mã Captcha

Cách sử dụng CC Email chính xác và hiệu quả

Sau khi tìm hiểu tất tần tật nội dung CC là gì trong Mail, chắc hẳn bạn cũng hình dung đôi nét về cách dùng. Tuy nhiên để tăng tính chính xác, hãy cùng chuyên trang đọc qua hướng dẫn sử dụng nó cụ thể sau đây: 

  • Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail với User và Password bạn đã đăng ký thành công. Tiếp đến nhấp vào “Compose” để mở cửa sổ soạn thư Gmail.
  • Bước 2: Trong trường To, người gửi nhập địa chỉ Email người nhận chính vào. Nếu trên một Email hãy phân tách các địa chỉ thư bằng dấu phẩy hoặc dấu cách. Để gửi một bản sao thư của bạn cho ai đó, bạn phải thêm người nhận vào trường CC.
  • Bước 3: Nhập địa chỉ thư điện tử của người nhận, tức người sẽ nhận bản sao Email trong trường CC.
  • Bước 4: Soạn nội dung Email đi kèm tiêu đề thư. Cuối cùng, bạn kiểm tra lại nội dung cùng danh sách người nhận và nhấn Send khi hoàn tất. Thư lúc này sẽ được chuyển đến người nhận chính và người có liên quan tiếp nhận thông tin.

Với hướng dẫn trên bạn có thể áp dụng được cả với Gmail trên điện thoại di động. Ngoài ra nếu cần gửi cùng một Email đến nhiều địa chỉ nhưng không muốn người nhận biết danh sách. Tốt nhất, bên gửi hãy dùng BCC sẽ giúp ẩn Email của những người nhận khác.

CC có thể nói là tính năng rất hay, bạn nên tận dụng để thể hiện sự chuyên nghiệp khi gửi Email. Hãy bỏ đi suy nghĩ cứ gộp tất cả vào trường To là được, vì dù sao Email cũng sẽ tới người nhận. Cách thức làm việc này sẽ khiến bản thân dễ bị khiển trách, phàn nàn từ các bộ phận khác.

Mong rằng qua nội dung ngắn gọn mà FPT Cloud chia sẻ, đã giúp quý độc giả hiểu cặn kẽ CC là gì. Chúc mọi người vận dụng vào công việc đạt hiệu năng cao nhất.

Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud

 

CC là gì? Cách sử dụng CC Email chính xác và hiệu quả