Junk Mail là gì? Nguyên nhân thư vào Spam và cách khắc phục

Junk Mail đề cập đến những thư điện tử chứa nội dung quảng cáo, virus, mã độc. Thế nhưng, quá trình xử lý đôi khi vẫn có thể xác định sai đối tượng, gây nhầm lẫn. Vậy lý do Mail bị gửi vào Spam là gì? Bạn sẽ biết hàng loạt các nguyên nhân thông qua bài viết được FPT Cloud chia sẻ dưới đây. Phần cuối hé lộ cách để hạn chế những thư quan trọng bị ẩn trong mục này.

Junk Mail là gì?

Junk Mail là gì? Thuật ngữ dùng để chỉ các thư có nội dung quảng cáo, virus hoặc nguy cơ về mã nguồn độc hại. Những đối tượng này gây ra tác động tiêu cực không hề nhỏ đến người nhận Email.

Để hạn chế rủi ro, khi hệ thống nhận diện có nguy cơ gặp phải Junk Email sẽ tự động chuyển sang hộp Spam. Thế nhưng, cơ chế phát hiện thường chỉ lọc thư dựa trên một số tiêu chí nhất định.

Điều này cũng là dễ hiểu vì không phải công cụ nào cũng có thể tối ưu 100%. Điều quan trọng là biết cách khắc phục cụ thể thông qua phần cuối bài viết.

>>> Xem thêm: Webmail là gì? Tìm hiểu chức năng và hướng dẫn sử dụng Webmail

Thuật ngữ liên quan đến Junk Mail cần biết

Trong quá trình tìm hiểu Junk Mail, bạn sẽ thấy xuất hiện những thuật ngữ liên quan. Chủ động nắm bắt trước sẽ giúp quá trình tiếp cận thông tin về sau không bị gián đoạn.

Tại sao Mail vào Spam?

Tại sao Mail vào Spam là thắc mắc của hầu hết mọi người. Có rất nhiều lý do khiến thư bị xác nhận là Junk Mail cho dù trong đó chứa thông tin quan trọng. Như đã nói, vấn đề chủ yếu nằm ở việc hệ thống nhận diện của bộ lọc chỉ hoạt động ở mức tương đối.

Bộ máy căn cứ dựa trên một số tiêu chí nhất định để đánh giá tính chất thư. Mỗi tiêu chí sẽ ứng với một điểm và nếu Email không đạt đủ sẽ đi vào hộp Spam.

Bộ các điều kiện trên vẫn liên tục được cập nhật hàng ngày giúp lọc hiệu quả hơn. Để cải tiến như vậy cần một quá trình:

- Khi có người báo cáo Spam, bộ lọc sẽ nhanh chóng tiếp thu.

- Chia sẻ dữ liệu “bị vi phạm” này trong hệ thống để siết chặt lại lưới lọc áp dụng trên toàn bộ quy mô.

Khi thư rác được chuyển thẳng vào hộp Spam sẽ giúp ích rất nhiều cho cá nhân, doanh nghiệp. Những đối tượng này hạn chế rủi ro trong việc nhận – mở thư. Những phân tích này muốn nói rằng quá trình phát hiện Junk Mail vẫn đang nỗ lực hoàn thiện.

Nếu xảy ra sự cố, bạn nên cân nhắc đến những sai sót dưới đây. Sự hỗ trợ của con người và bộ máy sẽ giúp vòng tròn an ninh tăng cường đáng kể.

IP của Mail Server liệt vào danh sách đen

Làm thế nào để check Spam Mail và chắc chắn địa chỉ IP của Mail Server đang dùng không ở trong blacklist? Bạn nên kiểm tra thông qua đường link sau: https://mxtoolbox.com/blacklists.apx.

Bạn bị liệt vào Blacklist nếu kết quả trả về ghi là LISTED. Điều này đồng nghĩa với việc mọi Email gửi đi đều rơi vào Spam trên Mail Server như Gmail, Yahoo,...Muốn khắc phục, bạn cần nghiên cứu lại các tiêu chí để gỡ IP khỏi danh sách.

Chưa trỏ PTR Record

PTR Record – Point Record được hiểu là bản ghi ngược. Nhiệm vụ chính đặt ra là ánh xạ từ một địa chỉ IP đến tên miền.

Việc trỏ PTR Record cho Domain sẽ tăng mức độ tin cậy của Mail Server khi gửi đến Mail Server khác. Theo một cách dễ hiểu, quy trình này giúp xác định thư không có dấu hiệu Spam.

Bạn có thể kiểm tra tên miền của mình đã trỏ PTR Record hay chưa với link: https://intodns.com/. Nếu thấy xuất hiện dấu (!) nghĩa là chưa được hỗ trợ.

Chưa cấu hình SPF Record

SPF Record là cơ chế đánh giá để biết một thư điện tử có phải Junk Mail không. Tại đây, hệ thống sử dụng nguyên tắc phát hiện Email giả mạo dựa trên Domain.

Qua rà soát, bộ máy biết được thư gửi đi từ tên miền nào và có thuộc người quản trị đó không. Nếu chính chủ nghĩa là mức độ đáng tin cậy tăng lên đáng kể. Bạn có thể kiểm tra kỹ thuật này với đường dẫn sau: https://mxtoolbox.com/.

Chưa cấu hình DKIM

DKIM – Domain Identified Mail thực hiện nhiệm vụ xác thực Email bằng chữ ký số của Domain gửi thư. Một khóa công khai được công bố trên DNS dưới dạng TXT Record. Trong đó, một khóa còn lại cấu hình trong Mail Server.

Nếu chưa hoàn thiện cấu hình DKIM, thư của bạn rất dễ rơi vào “tầm ngắm” và đánh dấu là Junk Mail. Để kiểm tra, bạn gửi thử một thư đến Yahoo hoặc Gmail và nhìn lên phần header của Mail.

Chủ đề Mail bị liệt vào Spam

Như đã biết, một lượng lớn thư đánh dấu là Junk Mail do có chứa nội dung không phù hợp. Đôi khi, bạn có thể vô tình đã mắc sai lầm này. Vì thế, hãy kiểm tra để chắc chắn mình không vi phạm các chủ đề sau:

• Nội dung đe dọa, quấy rối hoặc có dấu hiệu bắt nạt.
• Trong thư sử dụng ngôn từ mang tính chất thù ghét.
• Thực hiện hành động giả mạo người khác, không phải chủ sở hữu để gửi thư đi.
• Nội dung khiêu dâm.
• Chia sẻ thông tin cá nhân theo cách bất hợp pháp sẽ bị cho vào Junk Mail.
• Nội dung bạo lực.
• Nội dung được đánh giá là có tính chất bất hợp pháp.
• Có đề cập đến những dấu hiệu lạm dụng trẻ vị thành niên trong thư.

Đây là một cách lọc thư hết sức cần thiết để đảm bảo sự an toàn của người dùng và cả không gian mạng. Vì thế, hãy chắc chắn ngôn từ bạn sử dụng không gây hiểu lầm cho bộ lọc.

Mail bị đánh dấu Spam

Có một sự thật là người nhận thư có quyền đánh dấu Email của bạn Spam. Hiển nhiên, những Mail tiếp theo được gửi đi cũng rơi thẳng vào thùng này.

Trường hợp tệ hơn xảy ra nếu có quá nhiều người cùng đánh dấu địa chỉ Email của bạn. Khả năng IP bị đưa vào danh sách đen của Mail Server đó rất cao.

Email của bạn đã bị chiếm quyền sở hữu

Thư bị xếp vào Junk Mail khi có hacker tấn công, chiếm quyền. Đối tượng xấu thực hiện việc gửi thư hàng loạt khiến IP Server bị đưa vào Blacklist.

Bạn cần đảm bảo cài đặt cấu hình bảo mật từ Mail Server đến Client bài bản. Chẳng hạn như thiết lập các module hỗ trợ Server, Webmail để hạn chế gửi/nhận thư.

Mail gửi nhầm địa chỉ cho tổ chức Spam

Đây là nguyên nhân tiếp theo dẫn đến việc bạn bị đánh dấu là Junk Mail. Đó là khi một trong các user của bạn gửi nhầm thư vào địa chỉ Mail định sẵn.

Lúc này, tổ chức Spam sẽ tạo ra hàng loạt Email để “bẫy”. Khi phát hiện có thư đến, ngay lập tức địa chỉ IP bị đưa vào Blacklist. Trong trường hợp này sẽ mất chi phí để được gỡ.

Mail Server không cấu hình

Trong một số tình huống, dù không cấu hình Mail Server vẫn có thể gửi thư. Tuy vậy, hành động này được đánh giá là mang nhiều rủi ro về mặt an toàn. Kèm theo đó chính là nguy cơ cao bị xếp vào Junk Mail.

Chính vì thế, bạn cần chú ý cầu hình những cài đặt cơ bản nhất. Hoạt động này nhằm hỗ trợ bộ máy làm việc hiệu quả hơn.

>>> Xem thêm: Yandex là gì? Cách sử dụng khi làm việc với Yandex Mail hiệu quả

Tìm hiểu làm sao để Email không vào Spam

Trong phần giải thích nguyên nhân bị Junk Mail cũng đã gợi mở cách kiểm tra và hướng khắc phục. Dưới đây là giải đáp chuyên sâu hơn cho câu hỏi làm sao để Mail không vào Spam.

• Những địa chỉ website thiếu uy tín dễ khiến thư bị liệt vào Junk Mail. Vì thế, bạn cần chuyển đổi sang những tên Domain chuyên nghiệp hơn.
• Tiến hành xem xét lại nội dung, bổ sung đầy đủ thông tin cần thiết. Bạn nên chú trọng hơn việc căn chỉnh nội dung, bố cục,… để không bị hiểu nhầm là thư rác.
• Kiểm soát lại nội dung đã sao chép từ trình soạn thảo Word, Excel,… Bởi vì, trong nhiều trường hợp chuyển đổi gây ra lỗi font, nghi ngờ là Junk Mail.
• Trước khi gửi đi, bạn cần chỉnh sửa các đường dẫn trang web về nguyên bản. Việc rút gọn khiến hệ thống không kiểm tra được đích đến và chuyển vào hộp Spam.
• Để tránh Junk Mail, bạn nên cân nhắc chuyển đổi các HTML bị lỗi. Yếu tố này khiến hệ thống không kiểm tra được mã nguồn website, dẫn đến tình trạng thư không gửi đi.

Tất cả đều là những kỹ thuật kiểm tra, rà soát Junk Mail cơ bản. Thao tác không mất nhiều thời gian và nhận về lợi ích dài lâu.

Những bài viết liên quan:

• Webmail là gì? Tìm hiểu chức năng và hướng dẫn sử dụng Webmail
• Những khái niệm, thuật ngữ và giải thích về những thứ mà Kafka có thể làm được
• Payload là gì? Đặc điểm Payload khi truyền dữ liệu chi tiết
• ICANN là gì? Vai trò & Những cơ chế cơ bản trong ICANN

Trên đây là kiến thức thực tế cần biết với những ai thường xuyên làm việc qua Email. Định kỳ kiểm tra, khắc phục sẽ giúp trao đổi thông tin không gián đoạn. Qua đó cũng thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của bạn trong mắt người nhận. Vì thế, FPT Cloud tin rằng loại bỏ tình trạng Junk Mail là cần thiết với bất kỳ ai.