Bottleneck là gì? Xác định & gỡ bỏ nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp

Bottleneck - nút thắt cổ chai là vấn đề mà doanh nghiệp phải tìm ra cũng như xử lý tận gốc để có thể hoạt động, tăng trưởng hiệu quả. Tuy nhiên phải tìm như thế nào và tìm ở đâu để có được những kết quả chính xác, nhanh chóng nhất. Để xác định được vấn đề trên cũng như gỡ bỏ nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp hãy cùng FPT Cloud tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau. 

Bottleneck là gì? 

Nút cổ chai (bottleneck) là khái niệm xuất phát từ một câu chuyện dốc những viên bi ra ngoài 1 cái chai cổ hẹp. Theo đó một quá trình thực hiện vô cùng lý tưởng đã được vẽ ra. Đường kính của mỗi một viên bi trong chai đang nhỏ hơn so với chiều rộng cổ chai vì vậy sẽ lọt ra ngoài một cách dễ dàng. Miễn sao phần cổ chai này hướng xuống dưới là được. 

Nhưng trên thực tế nó lại không hề đơn giản như vậy. Theo đó một số những viên bi sẽ xuất hiện cùng một lúc ở cổ chai và không dựa vào nguyên tắc lần lượt. Như vậy đây được gọi là sự tắc nghẽn.

Theo như định nghĩa cơ bản thì bottleneck là 1 điểm xuất hiện dọc với quy trình nghiệp vụ. Và trong đó thì tổng số lượng công việc yêu cầu đang cao hơn so với mức có thể xử lý được ở thông lượng tối đa. Chính điều này đã khiến cho công việc bị tắc nghẽn, gián đoạn hoặc chậm trễ. 

Bottleneck xảy ra khi có quá nhiều những điều cố gắng đi qua 1 con đường tài nguyên bị hạn chế. Mỗi quy trình nghiệp vụ trên thực tế có thể gồm có nhiều hơn 1 nút thắt cổ chai. Đối với quy trình này nút thắt cổ chai cũng có thể là những nút thắt trong quy trình khác. Một nút thắt cổ chai thật không may thông thường chỉ nhận biết được cũng như thừa nhận ngay sau khi nó đã gây nên sự tắc nghẽn một cách đáng kể. Vậy hiện tại yếu tố hình thành nút thắt cổ chai trong các doanh nghiệp là gì? 

>>> Có thể bạn quan tâm: Snapshot là gì? Toàn tập kiến thức về Snapshot từ A - Z

Yếu tố hình thành nút thắt cổ chai trong các doanh nghiệp

Hiện tại đối với tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp hoàn toàn có thể có nguy cơ tồn tại nút thắt cổ chai. Và thậm chí là phần lớn những doanh nghiệp khi mới bắt đầu xây dựng đã từng gặp phải tình trạng Bottleneck này.

Trong quy trình nghiệp vụ của các doanh nghiệp hiện nay đang có hai loại Bottleneck là:

• Bottleneck ngắn hạn: Theo đó nó được gây ra bởi những nguyên nhân có tính bất ngờ cũng như tạm thời. 
• Bottleneck dài hạn: Đây chính là cái tắc nghẽn thường xuyên xảy ra và lặp lại trong một khoảng thời gian dài chưa được giải quyết. 

Vậy hiện tại Bottleneck có thể là những thứ gì? Theo đó nó chính là bất cứ những tài nguyên mà doanh nghiệp hiện đang sở hữu hay những tác động từ bên ngoài. 

Vì sao cần xác định nút thắt cổ chai?

Bottleneck hoàn toàn có thể là bất kỳ một yếu tố tài nguyên nào của doanh nghiệp vì vậy chúng có khả năng sẽ gây hại trên diện rộng và ảnh hưởng đến nhiều yếu tố khác bạn cần phải quan tâm. Theo đó việc phát hiện chúng chính xác và nhanh chóng sẽ rất tốt cho doanh nghiệp. 

Những tác hại của Bottleneck trong quy trình nghiệp vụ

Nút thắt cổ chai trong quy trình nghiệp vụ sẽ gây ra một số những tác hại cho doanh nghiệp có thể kể đến như:

• Tiêu tốn thêm nhiều chi phí sửa chữa, vận hành, sản xuất, giảm lợi nhuận và doanh thu.
• Gây vỡ kế hoạch, giảm năng suất lao động.
• Tiến độ làm việc bị chậm trễ và khiến cho doanh nghiệp phải bỏ mất những cơ hội quý giá.
• Sản phẩm bị tồn kho và không thể nào tận dụng được lợi thế về cạnh tranh cũng như không đáp ứng được tất cả yêu cầu từ phía khách hàng. 
• Gây ra nhiều khó khăn trong quá trình ước tính những nguồn lực cần thiết để lập ra được kế hoạch hợp lý. 
• Đưa cả nhân viên và nhà quản lý vào thế bị động. 
• Phát sinh ra nhiều mâu thuẫn cũng như xảy ra tình trạng đổ lỗi giữa nội bộ phòng ban và những đồng nghiệp. 
• Khiến cho nhân viên phải chờ đợi gây nhàm chán, áp lực và không còn nhiều động lực để làm việc.

Vì sao cần xác định nút thắt cổ chai?

Hầu hết những tiêu chí để có thể đánh giá được sự thành công của quy trình nghiệp vụ hiện nay đều xoay quanh những tiêu chí là thời gian, chất lượng, chi phí cũng như sự đánh đổi giữa 3 tiêu chí này. 

Theo đó nếu như đối với bạn mục tiêu quan trọng nhất là chất lượng thì có thể Bottleneck chưa phải là một điểm nóng cần phải ưu tiên. Tuy nhiên nếu như cần tối ưu hóa về mặt chi phí nói chung thì khi đó phải xem xét nhanh chóng về Bottleneck. Vì đây là nguyên nhân chính khiến cho hàng loạt những chi phí có liên quan bị đội lên. Còn với những quy trình gắn chặt cùng thời gian thì sự tồn tại của Bottleneck chắc chắn sẽ không được phép. 

Bên cạnh mục đích là loại bỏ đi những ảnh hưởng tiêu cực thì xác định Bottleneck càng sớm sẽ giúp cho xử lý chúng được càng tốt cũng như tối ưu hóa được quy trình nghiệp vụ. 

Ngoài mục đích loại bỏ các ảnh hưởng tiêu cực, việc xác định càng sớm càng tốt các nút cổ chai giúp bạn nhanh chóng xử lý chúng và tối ưu được quy trình nghiệp vụ. Không chỉ là sự tăng trưởng doanh thu - cắt giảm chi phí mà đây còn là mấu chốt cho bài toán mở rộng quy mô của doanh nghiệp.

Cách xác định Bottleneck theo quy trình nghiệp vụ

Như vậy việc xác định nút thắt cổ chai không những là sự tăng trưởng về doanh thu, giúp cắt giảm chi phí mà nó còn là mấu chốt của quá trình mở rộng quy mô doanh nghiệp. Vậy hiện tại cách xác định nút thắt cổ chai theo quy trình nghiệp vụ là như thế nào?

Nhận biết thông qua các dấu hiệu 

Đối với nút thắt cổ chai hiện tại có một số những đặc điểm đặc trưng để nhận biết khá rõ ràng và đặc biệt là đối với tình trạng tắc nghẽn được cảnh báo nghiêm trọng hoặc nút thắt cổ chai dài hạn. 

Một số nhận dấu hiệu nhận biết:

Theo đó với tư cách là nhà quản lý thì không khó để có thể nhận ra được Bottleneck trong quy trình mà bạn đã tham gia và cả quy trình khác. Theo đó một số những ví dụ cụ thể về nút thắt cổ chai đó chính là: 

• Doanh nghiệp thường xuyên bị phàn nàn bởi đối tác vì hợp đồng gửi đến trễ gây mất nhiều thời gian để chuẩn bị.  
• Dù đã bổ sung thêm nhân lực tuy nhiên phía doanh nghiệp mỗi ngày chỉ có thể hoàn thiện được từ 2 tới 3 sản phẩm trên 10 khách hàng đến bảo hành.
• Khách hàng phản hồi là đã chủ động liên hệ đến để tìm hiểu những thông tin tuy nhiên không có bất cứ ai tiếp nhận tư vấn. 
• Khối lượng những đề xuất chờ xét duyệt bỗng nhiên tăng cao và không kịp trở tay. 
• Nhân viên team bán hàng phải tăng ca liên tục nhưng team triển khai dịch vụ trong khi đó lại rất rảnh rỗi và có khá nhiều thời gian chết. 
• Thường xuyên làm lại bảng lương mỗi tháng vì mắc phải một số những sai sót khác nhau. 
• Nhân viên phàn nàn thường xuyên về sự chậm chạp hay những lỗi phát sinh tại hệ thống phần mềm khiến cho công việc dở dang. 
• Phải chờ đến 5 ngày thì CEO mới được nhận báo cáo tổng kết quý của toàn bộ những bộ phận trong công ty. 

Trong trường hợp nếu như nhận thấy các dấu hiệu này thì bạn cũng nên nghi ngờ về Bottleneck trong quy trình làm việc của doanh nghiệp hiện tại. Việc đo lường và kiểm tra có thể sẽ giúp cho bạn chắc chắn hơn về vấn đề này. 

Nhận biết qua thống kê, đo lường

Sử dụng flowchart

Hầu hết những doanh nghiệp hiện tại đều thực hiện theo một quy trình nhất định. Theo đó đối với doanh nghiệp đã vẽ chúng theo dạng flowchart thì nó nhớ lại cách thức đã đưa những bước này vào lưu đồ đến thực tế doanh nghiệp.  

Nếu như quá trình thực tiễn chỉ có một ít những nhiệm vụ được luân chuyển một cách suôn sẻ, đồng thời số lượng lớn còn lại vẫn đang xếp hàng thì nút cổ chai đang ở đây. Nếu hàng đợi này phát triển càng nhanh thì khi đó Bottleneck sẽ càng nghiêm trọng. 

Theo đó nếu như bạn xây dựng nên sơ đồ quy trình được chi tiết tới đâu thì sẽ xác định được nút thắt cổ chai dễ dàng hơn tới đó. 

Sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng

Nếu như doanh nghiệp đã thực hiện tự động hóa và số hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ thông qua phần mềm quản lý thì quá trình phân tích dữ liệu sẽ diễn ra dễ dàng hơn rất nhiều so với hình thức lưu thông thông thường. 

Theo đó bảng Kanban đang là hình thức được rất nhiều những doanh nghiệp ưa chuộng vì có nhiều phần mềm quản lý về quy trình nghiệp vụ. Base Workflow hiện tại phòng đo lường được những con số cụ thể khác có thể kể đến như

• Lý do thất bại
• Ai là người phải chịu trách nhiệm chính cho mỗi một job và số job là bao nhiêu
• Tỷ lệ chuyển đổi sự thành công thông qua mỗi một giai đoạn
• còn đo lường được các con số rất cụ thể khác:
• Tỷ lệ trạng thái job
• SLA cho mỗi một giai đoạn và số job bị quá hạn,…

Theo đó nó không những giúp cho nhà quản lý mà cả những nhân viên cũng có thể tự nhận thức sự sai lệch của cá nhân trong quá trình thực hiện.

Cụ thể ở giao diện của phần mềm những nhiệm vụ quá hạn chưa kéo qua được công đoạn tiếp theo thì sẽ cảnh báo với màu đỏ. 

Nhận biết qua kết quả khảo sát

Hiện tại những ai tham gia trực tiếp vào quy trình nghiệp vụ là người có được cái nhìn trực quan nhất của Bottleneck. 

Theo đó nhận định của họ sẽ luôn có được độ tin cải cao, vì vậy bạn nên tham khảo và tìm hiểu. Nội dung khảo sát sẽ gồm có hai phần là: 

• Yêu cầu lập danh sách gồm có: những hoạt động tốn thời gian nhất, những hoạt động bị lặp đi lặp lại, những hoạt động cần input là output,...
• Điều hướng họ đến những dấu hiệu nhận biết họ có thể không để ý đến. Sau khi đã liệt kê những dấu hiệu chính thì bạn cần khéo léo để chuyển chúng qua thành câu hỏi. 

>>> Có thể bạn quan tâm: Fake IP Chrome là gì? 10+ phần mềm Fake IP Chrome tốt nhất

Cách gỡ bỏ nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp

Để có thể gỡ bỏ Bottleneck trong doanh nghiệp sẽ có 2 tùy chọn cơ bản sau đây:

• Giảm đầu vào cho những bước có Bottleneck.
• Tăng hiệu quả xử lý cho những bước có Bottleneck.

Ví dụ đối với quy trình vận tải hàng hóa thì giải pháp rõ ràng nhất đó chính là gia tăng hiệu quả thông qua việc thông báo cho nhà kho.

Đối với những tình huống khác để có thể gia tăng được hiệu quả sẽ phụ thuộc nhiều vào bản chất quy trình liên quan. Theo đó dưới đây là một số những ý tưởng chung mà bạn có thể áp dụng: 

• Tăng năng lực xử lý hoặc đào tạo cho những bước bị tắc nghẽn. 
• Đảm bảo không có bất kỳ một yếu tố đầu vào nào trong Bottleneck có khuyết tật. Vì đây có thể sẽ là nguyên nhân chính gây ra những nút thắt. 
• Thay thế hoạt động ở Bottleneck bằng máy móc, công nghệ hoặc những người có đủ năng lực tốt hơn. 
• Giảm thiểu số lượng đầu vào của Bottleneck. 

Như vậy để có thể gỡ được Bottleneck - nút thắt cổ chai đầu tiên phải xác định vị trí được. Cũng tương tự như vậy cần phải tìm ra được những nút thắt cổ chai trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ ngay trước khi muốn thực hiện xử lý để tối ưu hóa được năng suất làm việc. Hy vọng rằng với những thông tin được FPT Cloud cung cấp qua bài viết trên sẽ giúp cho bạn thành công xác định được vị trí của Bottleneck. 

Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud

• Website: https://fptcloud.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/fptsmartcloud
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399